Obecnie coraz większe znaczenie nabiera możliwość swobodnego zawierania porozumień na odległość. Zdalne podpisywanie umów to niekiedy konieczność. Globalizacja, cyfryzacja, a także niestety pandemia COVID-19 wymuszają konieczność podejmowania nowych działań, które w teorii mają zapewnić nam wygodę i ułatwić życie. W artykule odpowiem na następujące pytania:
- Kiedy umowa zawarta przez Internet jest skuteczna?
- Czy zdalne podpisywanie umów wiąże się z dodatkowymi obowiązkami?
- Czy wszystkie umowy można podpisać zdalnie?
W jaki sposób następuje zdalne podpisywanie umów?
Zanim przejdę do teorii, chciałbym pokrótce wyjaśnić, co mam na myśli, mówiąc o umowie podpisanej zdalnie. Otóż, jak wykażę w dalszej części artykułu, zawarcie umowy zdalnej może oznaczać jej zawarcie poprzez:
- wymianę plików podpisanych podpisem elektronicznym,
- wymianę podpisanych skanów podpisem własnoręcznym,
- wiadomości e-mail,
- konwersację na komunikatorze internetowym, czy w SMS?ach.
Charakter i forma umów
Każda umowa jest inna. Aby ocenić, czy dane porozumienie może zostać podpisane zdalnie, należy wziąć pod uwagę:
- czy prawo przewiduje szczególną formę na zawarcie danej umowy,
- jaki jest to rodzaj umowy,
- jaki jest jej przedmiot,
- jaka jest jej treść.
Oczywiście najważniejsze znaczenie przy ocenie, czy zdalne podpisanie umowy jest możliwe, będzie ustalenie, czy dana czynność prawna musi zostać wykonana w określonej formie.
Zasada swobody umów i wyboru formy umowy
W prawie cywilnym obowiązuje tzw. zasada swobody umów. Polega ona na tym, że strony umowy mogą, z pewnymi ograniczeniami, kształtować treść umowy dowolnie. Podobnie jest z wyborem formy umowy (oprócz wyjątków wskazanych w ustawie). Jeżeli zatem przepisy nie wymagają szczególnej formy dla danej umowy, może być ona zawarta pisemnie, elektronicznie, jak również ustnie. Dodatkowo, przyjmuje się możliwość zawarcia umowy nawet w sposób dorozumiany. Najczęściej stosowaną formą zawierania umów jest jednak forma pisemna. Ma to istotne znaczenie dla celów dowodowych. Strony umowy, po jej podpisaniu, są w stanie skutecznie egzekwować postanowień zawartych w jej treści.
Wyjątki od zasady swobody formy
W związku z potrzebą zapewnienia bezpieczeństwa w zakresie przejrzystości i pewności umów, ustawodawca wprowadził katalog wyjątków od generalnej zasady swobody zawierania umów. W Kodeksie cywilnym znajdziemy katalog następujących, szczególnych form zawierania umów:
- akt notarialny;
- z podpisami notarialnie poświadczonymi;
- pisemna z datą pewną;
- pisemna;
- elektroniczna;
- dokumentowa.
Patrząc na powyższe zestawienie od razu można stwierdzić, że trzech pierwszych rodzajów umów nie możemy zawrzeć zdalnie. Są to szczególne formy, które wymagają obecności notariusza (zawarcie aktu notarialnego lub dokumentu z podpisem notarialnie poświadczonym) lub innego urzędnika (pisemna z datą pewną). Brak zatem możliwości podpisania ich przez Internet (zdalnie).
Jeżeli chodzi o formę pisemną, to trzeba wiedzieć, że prawo rozumie formę pisemną, jako umowę opatrzoną własnoręcznymi podpisami stron. Muszą to być zatem oryginalne podpisy złożone na egzemplarzu umowy, a nie ich skany. Forma pisemna będzie jednak zachowana, jeżeli strony podpiszą umowę zdalnie za pomocą kwalifikowanego podpisu elektronicznego, o którym piszę poniżej.
Przykładowo umowę o przeniesienie majątkowych praw autorskich można zawrzeć tylko na piśmie. Podpisany skan w tej sytuacji nie wystarczy.
Forma elektroniczna – zdalne podpisywanie umów
Do zawarcia umowy w formie elektronicznej niezbędne jest opatrzenie jej podpisem kwalifikowanym. W znacznej części przypadków oznacza to np. umieszczenie podpisu w odpowiednim formacie ? niemożliwym do edycji tekstu. Jest równoznaczne z tym złożonym w formie pisemnej. Aby forma elektroniczna posiadała moc prawną, niezbędne jest utrwalenie oświadczenia woli dla każdej ze stron na elektronicznym nośniku danych i umożliwienie ustalenia autorów oświadczenia.
Czym jest kwalifikowany podpis elektroniczny?
Kwalifikowany podpis elektroniczny to dane w postaci elektronicznej, dołączone lub powiązane z innymi elektronicznymi danymi. Wykorzystuje się je jako podpis. Dane mają charakter unikalny ponieważ umożliwiają ustalenie tożsamości podpisującego. Przez związek z innymi danymi, łatwo rozpoznać podejmowane działania i zmiany w nich.
Jeżeli w umowie wymagana jest pisemna forma ? możesz zawrzeć ją w formie elektronicznej przez e-podpis. Od drugiej połowy 2016 dokument elektroniczny podpisany z wykorzystaniem podpisu kwalifikowanego, ma tą samą wagę, co ten, podpisany odręcznie.
Forma dokumentowa – zdalne podpisywanie umów
Forma dokumentowa została wprowadzona do Kodeksu cywilnego stosunkowo niedawno. Aby ją zachować wystarczy złożyć oświadczenie woli w postaci dokumentu, w sposób umożliwiający ustalenie osoby składającej oświadczenie. Dokumentem jest w tym przypadku nośnik informacji umożliwiający zapoznanie się z jej treścią.
Zachowanie formy dokumentowej może polegać m.in. na: wymianie wiadomości e-mail, lub konwersacji na komunikatorze internetowym, podpisaniu jej podpisem niewłasnoręcznym (tzw. faksymile), czy niekwalifikowanym podpisem elektronicznym.
Brak przewidzianej szczególnej formy dla umowy
Na koniec pozostają nam umowy, wobec których prawo nie przewiduje żadnej szczególnej formy. Jest ich tak naprawdę najwięcej, bowiem, jak już wspomniałem, zasadą jest dowolność wyboru formy. Takie kontrakty można zawrzeć w dowolny sposób, również podpisując je zdalnie (np. poprzez wymianę skanów w PDF, czy w formie wiadomości e-mail). Chodzi tu np. o umowę o świadczeniu usług informatycznych.
Czytaj więcej: Umowa przez Internet
Podsumowanie
We współczesnym świecie coraz większe znaczenie nabiera możliwość podpisywania porozumień z pominięciem ograniczeń terytorialnych. Ustawodawca wprowadził regulacje prawne, które umożliwiają podpisywanie umów zdalnie, z wykorzystaniem technologii cyfrowych. Aby było to jednak prawnie wiążące, należy zachować odpowiednią formę i korzystać z jasno wskazanych narzędzi. Trzeba również pamiętać, że niedochowanie określonej formy nie zawsze skutkuje nieważnością umowy. Prawo przewiduje różne sankcje za skorzystanie z niepoprawnej formy, dlatego też każdy kontrakt należy oceniać indywidualnie pod kątem możliwości podpisania go zdalnie.
