Będąc przedsiębiorcą z pewnością nie raz trafisz na nierzetelnych kontrahentów. Nie tylko takich, z którymi “ciężko się dogadać”, ale również tych, którzy nie płacą w terminie lub w ogóle nie chcą zapłacić za Twoje usługi lub towary. Zazwyczaj będziesz dysponować umową czy fakturą, które pomogą Ci odzyskać należności na drodze postępowania sądowego. Jednakże czasem może się zdarzyć sytuacja, w której – z jakichś powodów – nie będziesz miał ani podpisanej umowy, ani wystawionej faktury. Nie wdając się w przyczyny takiego stanu rzeczy, w dzisiejszym artykule wyjaśnię, czy windykacja bez faktury jest możliwa. A jeżeli tak, to w jaki inny sposób udowodnić przed sądem swoje twierdzenia.
Czym jest faktura?
Na początku kilka słów o tym, czym (w świetle prawa) jest faktura. Otóż, jest to nic innego jak dokument księgowo-podatkowy. Oczywiście niejednokrotnie jest używana w sądzie jako dowód – ale jako potwierdzenie wysokości roszczenia, a nie jego istnienie. Innymi słowy, trochę odwracając pytanie ze wstępu – to, że dysponujesz fakturą nie gwarantuje, że wygrasz w sądzie w sprawie o zapłatę. Chyba, że na fakturze widnieje podpis drugiej strony (dłużnika) – wtedy na pewno będzie łatwiej. W praktyce jednak kontrahent nieczęsto oddaje nam podpisaną kopię faktury.
Zanim przejdę do odpowiedzi na pytanie, czy windykacja bez faktury jest możliwa, chciałbym uściślić, że pisząc “faktura” w tym artykule, mam na myśli również inne dokumenty księgowe, np. rachunek.
Jeżeli nie faktura, to co? Windykacja bez faktury
Powyżej napisałem, że fakturą w sądzie nie wykażesz, że Twoja należność jest zasadna. Czym możesz się zatem posłużyć? Oczywiście umową. Jeżeli dysponujesz dobrze napisaną umową, to brak wystawienia faktury, nie ma większego znaczenia w kontekście ewentualnej sprawy sądowej. Co mam na myśli, że umowa jest dobrze napisana? Choćby to, że można w niej znaleźć takie postanowienie:
Płatność wynagrodzenia za usługi (towary) nastąpi po wykonaniu usługi (dostawie towarów) na podstawie faktury VAT wystawionej w terminie 7 dni od zrealizowania usługi (dostawy towarów). Wynagrodzenie wynosi 500 zł netto.
Oczywiście postanowienie może brzmieć nieco inaczej. Przykładowo możemy pominąć informację o fakturze i zostawić tylko:
Wynagrodzenie będzie płatne w terminie 7 dni po wykonaniu usługi. Wynagrodzenie wynosi 500 zł netto.
Jednakże w pierwszym z powyższych przykładów celowo dodałem, że płatność nastąpi na podstawie faktury VAT. Może się bowiem zdarzyć, że pomimo takiej regulacji umownej, po zrealizowaniu usługi nie wystawisz faktury lub nie zostanie ona prawidłowo doręczona. Czy w takich sytuacjach kontrahent może uchylić od zapłaty? Może próbować, ale prawo jest po Twojej stronie (oczywiście, jeżeli wykonałeś usługę, czy dostawę). Takie sytuacje, w których jedna ze stron nie uiściła wynagrodzenia z powodu nieotrzymania faktury, były niejednokrotnie przedmiotem postępowań sądowych. W orzecznictwie wyklarowało się stanowisko, że skoro strony umowy powinny być wobec siebie lojalne (co wynika z ogólnych przepisów prawa cywilnego), to w takiej sytuacji, powinny informować siebie nawzajem, że jeszcze nie otrzymały faktury. Nie mogą “siedzieć po cichu” z nadzieją, że skoro faktura nie dotarła lub nie została wystawiona, to nie muszą płacić.
Windykacja bez faktury i… umowy – czy jest możliwa?
Może się oczywiście zdarzyć, że Twoja umowa nie będzie dobrze skonstruowana. Nie znajdziesz w niej odpowiednich regulacji dotyczących płatności wynagrodzenia. Powiem więcej, może się zdarzyć, że w ogóle nie zawarłeś pisemnej umowy z kontrahentem lub nie potwierdziliście warunków umowy w innym dokumencie (np. e-mail), a szczegóły umowy zostały uzgodnione wyłącznie ustnie. Czy w takim przypadku możesz iść do sądu? Tak, pod warunkiem, że w inny sposób możesz udowodni wykonanie swojej części umowy.
W jaki sposób udowodnić swoje roszczenie w sądzie?
Teraz powiem Ci, na co zwraca uwagę sąd, w sprawach o zapłatę. Przede wszystkim musisz udowodnić, że przedmiot umowy został wykonany (czyli np. czy zrealizowałeś usługę lub dostawę). Na dowód tych faktów możesz przedstawić, np.:
- ustalenia e-mailowe z kontrahentem
- SMSy
- potwierdzenie dostawy towaru.
Oczywiście Twoje słowa lub Twoich pracowników (a także kontrahenta i jego pracowników) również mogą stanowić dowód w sprawie. Pamiętaj jednak, że najpierw sąd bierze pod uwagę wszelkie dokumenty.
Zatem, jeżeli nie dysponujesz umową ani fakturą, a druga strona umowy nie płaci, zastanów się, jakie inne dowody mogą udowodnić, że usługę faktycznie wykonałeś. Potem musisz sobie przypomnieć, w jaki sposób ustaliłeś z kontrahentem warunki zapłaty wynagrodzenia. Może wymienialiście maile, albo smsy? Dzięki temu sąd będzie mógł zweryfikować prawdziwość Twoich twierdzeń.
Windykacja bez faktury – podsumowanie
Jak widzisz, windykacja bez faktury jest jak najbardziej możliwa. Musisz jednak dysponować innymi dowodami na poparcie swoich słów. Stosunkowo rzadko zdarza się jednak, że przedsiębiorcy zaczynają współpracę bez żadnych ustaleń na piśmie, czy choćby e-mailowych. Pamiętaj zatem, że brak umowy czy faktury nie przekreśla pomyślności windykacji sądowej. Warto również wiedzieć, że wiele umów w naszym porządku prawnym można zawrzeć ustnie. Trzeba jednak dysponować dowodami potwierdzającymi, że umowa faktycznie została zawarta.
