Umowa ramowa jest instytucją regulowaną przez prawo zamówień publicznych, umożliwiającą określenie warunków przyszłych zamówień. Stosuję się ją więc w sprawie zamówienia publicznego, określając m.in. jego wielkość, rodzaj czy przewidywane terminy realizacji.
W tym artykule przeczytasz między innymi o tym:
- co to jest umowa ramowa?
- kiedy można zawrzeć umowę ramową?
- jakie są strony takiej umowy?
- co jest przedmiotem umowy ramowej,
- czy umowy ramowe mogą zostać zawarte w trybie przetargu nieograniczonego?
- w jakiej formie należy zawrzeć umowę ramową?
Co to jest umowa ramowa?
Zagadnienia dotyczące umowy ramowej reguluje ustawa – prawo zamówień publicznych. Można ją zawrzeć pomiędzy zamawiającym a jednym lub nawet większą liczbą wykonawców.
Celem umowy ramowej jest ustalenie pomiędzy jego stronami warunków dotyczących zamówień, jakie mogą zostać udzielone w danym okresie. Dotyczy to w w szczególności cen i, jeżeli zachodzi taka potrzeba, także przewidywanych ilości przedmiotów zamówienia. Tym samym, umowę ramową zawiera się po to, aby określić warunki przyszłego zamówienia.
Podkreślenia wymaga fakt, iż choć umowa ramowa jest instytucją zamówień publicznych, to jednak nie stanowi ona sensu stricto umowy o udzielenie zamówienia publicznego.
Co należy rozumieć przez “zamawiającego” oraz “wykonawców”
“Zamawiającym” może być osoba fizyczna, osoba prawna albo jednostka organizacyjna nieposiadająca osobowości prawnej. Która jest obowiązana w swojej działalności do stosowania przepisów prawa zamówień publicznych. Przede wszystkim są to podmioty o charakterze publicznym oraz sektorowym. Do tych pierwszych należą, w szczególności: jednostki sektora finansów publicznych, takie jak organy władzy publicznej, w tym organy administracji rządowej. Organy kontroli państwowej i ochrony prawa oraz sądy i trybunały, jednostki samorządu terytorialnego. A także ich zakłady budżetowe, państwowe jednostki organizacyjne nieposiadające osobowości prawnej itp. Te drugie reprezentowane są przede wszystkim przez podmioty prowadzące działalność sektorową w zakresie energii elektrycznej. A także gospodarki wodnej, gazu i energii cieplnej oraz usług pocztowych.
Z kolei poprzez “wykonawcę” należy rozumieć osobę fizyczną, osobę prawną albo jednostkę organizacyjną nieposiadającą osobowości prawnej, która oferuje na danym rynku wykonanie robót budowlanych lub obiektu budowlanego. Dostawę produktów lub świadczenie usług lub ubiega się o udzielenie zamówienia publicznego, w tym mającego na celu zawarcie umowy ramowej.
Kiedy zawiera się umowę ramową?
Umowa ramowa jest stosowana w sytuacji, kiedy zamawiający nie jest w stanie precyzyjnie przewidzieć wielkości, rodzaju, terminów lub innych warunków dotyczących przedmiotu swojego zamówienia publicznego. Tak więc, nie może on skonkretyzować zakresu swoich potrzeb, jakie w przyszłości mają być zaspokojone przez wykonawcę. A jednocześnie wie, jakim maksymalnym budżetem będzie dysponować w okresie obowiązywania takiej umowy.
Dzięki umowie tego rodzaju strony mogą zagwarantować sobie nawzajem realizację przyszłych dostaw, lub też pozyskać je na dogodniejszych warunkach. Podkreślić bowiem trzeba, że wielkość zamówienia na podstawie umowy ramowej dostosowuje się zarówno do aktualnych. Jak i do przyszłych potrzeb zamawiającego. Do popularności umowy ramowej przyczynia się także to, iż dzięki jej zawarciu obie strony zaoszczędzają na przyszłość znaczną ilość czasu. Którą musiałby zużyć na przeprowadzenie ściśle sformalizowanych, a więc siłą rzeczy czasochłonnych procedur przetargowych. Mających na celu wskazanie wykonawców przyszłych zamówień o charakterze publicznym.
Przedmiotem umowy ramowej mogą być usługi, dostawy lub roboty budowlane.
Umowa ramowa wymaga, pod rygorem nieważności, zachowania formy pisemnej, chyba że przepisy odrębne wymagają formy szczególnej.
Jaki jest tryb zawierania umowy ramowej?
Jak stanowi prawo zamówień publicznych, umowa ramowa może zostać zawarta przez zamawiającego dopiero po przeprowadzeniu odpowiedniego postępowania przetargowego w jednym z trybów konkurencyjnych, przewidzianych dla udzielenia zamówienia publicznego. W jego trakcie zobowiązuje się do stosowania odpowiednich przepisów obowiązującego prawa, które regulują tryb:
1) przetargu ograniczonego, negocjacji z ogłoszeniem, dialogu konkurencyjnego lub partnerstwa innowacyjnego. W przypadku gdy wartość zamówienia klasycznego jest równa lub przekracza progi unijne. Przy spełnieniu tego warunku, można ją także zawrzeć w trybie przetargu nieograniczonego,
2) podstawowego lub partnerstwa innowacyjnego, w przypadku gdy wartość zamówienia klasycznego jest mniejsza niż progi unijne.
Ustawa
Wszystkie przepisy uregulowane są szczegółowo w ustawie – prawo zamówień publicznych. Przy czym zawarcie umowy ramowej po przeprowadzeniu postępowania wskazanego powyżej, podlega w całości przepisom jej działu VII pt. “Umowa w sprawie zamówienia publicznego i jej realizacja”. Powinny się je stosować w sposób, który uwzględnia zarówno cel postępowania w sprawie zawarcia umowy ramowej, jak i jej charakter.
Podkreślenia wymaga fakt, że zakres uszczegółowienia warunków zamówienia w umowie ramowej wpływa bezpośrednio na późniejsze zastosowanie danej procedury udzielania zamówienia przez zamawiającego. Jeśli zamawiający w umowie ramowej określi wszystkie warunki realizacji przyszłego zamówienia oraz wszystkie warunki jego udzielenia, zobowiązany jest on udzielić zamówienia w pełni odpowiadającego tym warunkom, a tym samym i zastosować odpowiednią do tego procedurę. Jeśli jednak nie wszystkie z tych warunków zostaną w ten sposób określone, wówczas zamówienie publiczne jest udzielane przez zamawiającego w procedurze konkurencyjnej, w której uczestniczą wszyscy wykonawcy, będący stronami umów ramowych. Umowa ramowa może też w różnym stopniu określać warunki dotyczące poszczególnych zamówień, do których się ona bezpośrednio odnosi. W takiej sytuacji udzielanie zamówień następuje w sposób mieszany.
Ważną zasadą jest, że zamawiający nie może wykorzystywać umowy ramowej do ograniczania konkurencji, zaś udzielenie zamówienia objętego umową ramową może nastąpić jedynie między zamawiającymi wskazanymi w ogłoszeniu o zamówieniu a wykonawcami będącymi stronami umowy ramowej. Zamawiający, udzielając zamówienia, nie może dokonywać istotnych zmian warunków zamówienia określonych w umowie ramowej.
Co powinno się zawrzeć w umowie ramowej?
W szczególności, co wynika wprost z definicji umowy ramowej, należy określić w niej warunki, na jakich będą udzielane przyszłe zamówienia. Ich sprecyzowanie zostanie częściowo dokonane przez zamawiającego, który obowiązany jest wskazać je w dokumentacji postępowania w sprawie zawarcia umowy ramowej. W tym określającej warunki realizacji zamówienia, częściowo zaś do wykonawców, którzy takie warunki będą umieszczali w składanych przez siebie ofertach.
Podkreślić należy, iż jeżeli zamawiający przy zawieraniu umowy ramowej, nie jest w stanie wskazać wszystkich warunków realizacji przyszłego zamówienia. Wówczas władny jest je doprecyzować na etapie udzielenia zamówienia w wykonaniu tej umowy, w szczególności w zakresie ceny. Może ona bowiem wynikać dopiero ze szczegółowych warunków i metodologii realizacji zamówienia, w tym okoliczności jego wykonania.
Ze stanowiska przedstawionego przez Komisję Europejską wynika w sposób jednoznaczny. Iż w każdym przypadku, kiedy zamówienie w wykonaniu umowy ramowej jest udzielane w procedurze konkurencyjnej. Możliwe jest jej zawarcie bez wskazywania ceny.
Jaki jest czas trwania umowy ramowej?
Zasadą jest, iż umowę ramową można zawrzeć na okres nie dłuższy niż 4 lata. Jej nawiązanie na okres dłuższy, jest dopuszczalne tylko i wyłącznie w takiej sytuacji. Gdy przemawia za tym przedmiot zamówienia oraz szczególny interes zamawiającego.
Dyrektywa Parlamentu Europejskiego i Rady 2014/24/UE z dnia 26 lutego 2014 r. w sprawie zamówień publicznych w punkcie 62 Preambuły, wskazuje, iż zawarcie umowy ramowej na okres dłuższy niż 4 lata, uzasadnia taka okoliczność, że wykonawcy muszą dysponować sprzętem, którego okres amortyzacji jest dłuższy 4 lata i który musi być dostępny w każdej chwili w całym okresie obowiązywania danej umowy ramowej.
Pamiętać trzeba, że okres obowiązywania umowy ramowej, wyznacza ramy czasowe, w których dopuszczalne jest udzielenie zamówienia publicznego w jej wykonaniu, natomiast czas trwania umowy w sprawie zamówienia publicznego jest od tego całkowicie niezależny i może być od niego dłuższy lub krótszy.
Wskazać należy, że umowę ramową zawsze zawiera się na czas oznaczony.
