W praktyce bardzo często zdarza się, że pomiędzy spółką kapitałową, a członkiem zarządu konieczne jest zawarcie umowy. Najczęściej jest to umowa o pracę albo kontrakt menedżerski. W dzisiejszym artykule chciałbym przybliżyć Ci dokładne zagadnienia prawne związane z taką umową. Są one bowiem uregulowane w kodeksie spółek handlowych (dalej: KSH). Przykładowo umowa o pracę między spółką kapitałową, a członkiem zarządu nie jest typową umową o pracę. Dlatego też, należy poznać mechanizmy regulujące takie umowy.
Zanim przejdę do głównego tematu wpisu, chciałbym podkreślić, że artykuł dotyczy jedynie spółek kapitałowych, a zatem:
- spółki z ograniczoną odpowiedzialnością oraz
- spółki akcyjnej.
Omawiając kwestię umowy między spółką, a członkiem zarządu koncentruję się na spółkach kapitałowych. Bowiem tylko w tych podmiotach zarząd jest, co do zasady, organem obowiązkowym. W spółkach osobowych nie powołuje się zarządu (wprawdzie istnieje taka możliwość w spółce partnerskiej, ale nie zdarza się to często).
Umowa spółka ? członek zarządu, kiedy jest konieczna?
We wstępie wymieniłem umowę o pracę, czy kontrakt menedżerski. Jednakże w praktyce spółek, istnieje tak naprawdę niezliczona liczba sytuacji, w których może być konieczne zawarcie umowy spółki z członkiem zarządu.
Dla przykładu:
- spółka może chcieć wynająć lokal, którego właścicielem jest członek zarządu,
- spółka może kupić od członka zarządu, np. sprzęt biurowy,
- może istnieć konieczność użyczenia, np. auta.
Jak widać, prawie każda umowa może wystąpić w relacji spółka ? członek zarządu. Wszystkie znane umowy, takie jak umowa użyczenia, najmu, sprzedaży, może zawrzeć spółka kapitałowa wraz z członkiem zarządu, ale musi ona spełniać pewne wymagania w KSH.
Dlaczego takie umowy są szczególnie uregulowane?
Jak już pewnie wiesz, spółka działa przez swoje organy. Spółki kapitałowe są najczęściej reprezentowane przez zarząd. Mówiąc prościej, jeżeli spółka zawiera jakąś umowę podpis na niej składają członkowie zarządu. Jest to pewne uproszczenie. Reprezentować spółkę może zarówno 1 członek zarządu, kilku z nich, jak również do reprezentacji konieczny może być prokurent.
Zatem, w przypadku, gdy umowa ma być zawarta między spółką, a członkiem zarządu, może dojść do sytuacji, w której po obydwóch stronach umowy występuje ta sama osoba. Pomimo, że stronami umowy będzie osoba fizyczna (członek zarządu) oraz osoba prawna (spółka), to de facto podpis dwa razy składałaby ta sama osoba.
Takie uregulowanie jest niebezpieczne dla obrotu prawno-gospodarczego. Dlatego też, ustawodawca w KSH postanowił uregulować tę kwestię. Przepisy mają na celu zminimalizowanie ryzyka płynące z zawierania umów sam ze sobą.
Umowa między spółką z o. o. a członkiem zarządu
Sposób zawierania umowy między spółką z ograniczoną odpowiedzialnością, a członkiem zarządu jest uregulowany w art. 210 § 1 KSH. Brzmi on następująco:
W umowie między spółką a członkiem zarządu oraz w sporze z nim spółkę reprezentuje rada nadzorcza lub pełnomocnik powołany uchwałą zgromadzenia wspólników.
Z przepisu wynika zatem jasno, że jeżeli spółka z o. o. ma zamiar zawrzeć umowę z członkiem zarządu, to spółki nie może przy tej czynności reprezentować ten członek zarządu, a rada nadzorcza lub pełnomocnik. Występuje tu dowolność wyboru. W spółce z o. o. rada nadzorcza nie jest jednak organem obowiązkowym. Zatem w praktyce częściej to pełnomocnik reprezentuje sp. z o. o. przy zawieraniu omawianych umów. Trzeba pamiętać, że pełnomocnik musi być powołany uchwałą wspólników, w której dokładnie wskazujemy, jaką umowę ma on w imieniu spółki zawrzeć.
Istnieją jednak również jednoosobowe spółki z o. o. W takim przypadku ciężko wyobrazić sobie radę nadzorczą, czy zgromadzenie wspólników. W jednoosobowej spółce z o. o. można jednak zawrzeć umowę między jedynym członkiem zarządu, a spółką. Jest to jednak szczególnie uregulowane w § 2 ww. przepisu:
W przypadku gdy wspólnik, o którym mowa w art. 173 § 1 [mowa tu o sytuacji, gdy wszystkie udziały należą do jednego wspólnika ? przyp.], jest zarazem jedynym członkiem zarządu, przepisu § 1 nie stosuje się. Czynność prawna między tym wspólnikiem a reprezentowaną przez niego spółką wymaga formy aktu notarialnego (?)
Zatem w przypadku jednoosobowych spółek z o. o. to notariusz czuwa nad tym, aby taka umowa nie zagrażała obrotowi prawnemu.
Umowa między spółką akcyjną, a członkiem zarządu
Analogiczne rozwiązania w kontekście spółki akcyjnej zawiera art. 379 KSH:
1. W umowie między spółką a członkiem zarządu, jak również w sporze z nim spółkę reprezentuje rada nadzorcza albo pełnomocnik powołany uchwałą walnego zgromadzenia.
Różnicą jest oczywiście to, że w spółce akcyjnej uchwałę podejmuje walne zgromadzenie, bowiem nie występuje tutaj zgromadzenie wspólników.
W przypadku jednoosobowych spółek akcyjnych, sprawa wygląda identycznie ? konieczna jest forma aktu notarialnego.
Czynności podejmowanie przez Internet w systemie s24
Konieczność zawierania omawianych umów w spółkach jednoosobowych w formie aktu notarialnego to spory problem. Dochodzą dodatkowe koszty, które nie są przecież małe. Z tego względu, ustawodawca wprowadził pewny wyjątek. Zarówno w przypadku jednoosobowej spółki z o. o. jak i akcyjnej, jeżeli umowę zawieramy elektronicznie przez system s24, nie jest wymagana forma aktu notarialnego.
