Regulamin pracy zdalnej z kodeksu pracy – adwokat Iwo Klisz

Definicja pracy zdalnej

Praca zdalna stanowi rodzaj pracy, której wykonywanie odbywać się będzie całkowicie lub częściowo poza zakładem pracy, w miejscu wskazanym przez pracownika i każdorazowo uzgodnionym z pracodawcą, w tym pod adresem zamieszkania pracownika pracy, w szczególności z wykorzystaniem środków bezpośredniego porozumiewania się na odległość.

Praca zdalna nie będzie musiała być zatem wykonywana w miejscu zamieszkania pracownika. Nadto, możliwe będzie przeniesienie do tego trybu jedynie części zadań pracownika, gdzie pozostałe nadal wykonywane będą stacjonarnie.

Pamiętajmy, że choć praca zdalna może być stosowana zdecydowanie częściej aniżeli dotychczas występująca w Kodeksie pracy telepraca, to ustawodawca przewidział także wyłączenia jej stosowania. W niektórych przypadkach ustawodawca wprost zakazuje stosowania pracy zdalnej.

Więcej na ten temat przeczytasz tutaj: Co to jest praca zdalna?

Definicja pracy zdalnej okazjonalnej

Nowe przepisy wprowadzają również tzw. okazjonalną pracę zdalną. Okazjonalna praca zdalna polega ona na tym, że pracownik – za zgodą pracodawcy – może wykonywać pracę zdalną do 24 dni roboczych w roku, bez konieczności zawierania porozumienia, bądź uchwalania ww. aktów prawnych. Praca zdalna świadczona jest zatem na wniosek pracownika, po jego zaakceptowaniu przez pracodawcę.

Do okazjonalnej pracy zdalnej nie stosuje się wszakże przepisów o obowiązku dostarczenia sprzętu lub ekwiwalentu za korzystanie z prywatnych urządzeń pracownika. Pracownik decydujący się na nią, nawet jeśli korzysta z prywatnego sprzętu, energii elektrycznej, czy internetu nie może domagać się od pracodawcy zwrotu tych kosztów. Uzasadnione jest to tym, że łączny wymiar okazjonalnej pracy zdalnej nie może przekroczyć 24 dni roboczych w roku kalendarzowym. Z wykonywaniem takiej pracy zdalnej nie będą związane także kontrole w miejscu zamieszkania pracownika, nie musi on się także obawiać o warunki lokalowe. Nie obowiązują tu dodatkowe wymagania.

Z okazjonalnej pracy zdalnej mogą korzystać pracownicy zatrudnieni u pracodawcy. Wymaga to jedynie złożenia wiążącego wniosku pracodawcy. Wykonywania pracy zdalnej okazjonalnej nie można natomiast wprowadzić przy zawieraniu umowy o pracę. Podstawę jej stosowania stanowi bowiem kodeks pracy. Objęte pracą zdalną okazjonalną są zatem wszystkie osoby zatrudnione poza pracownikami znajdującymi się w szczególnych okolicznościach wyłączających całkowicie pracę zdalną.

Regulamin pracy zdalnej w regulaminie pracy, czy osobny dokument

Po zmianie przepisów praca zdalna może zostać wprowadzona na jeden z aż pięciu sposobów, którymi są:

• porozumienie z organizacją albo organizacjami związkowymi, bądź pracownikami wybranymi w trybie przyjętym u danego pracodawcy,
• regulamin ustalony przez pracodawcę,
• polecenie wykonywania pracy zdalnej (możliwość wydania takiego polecenia ograniczono jedynie do obowiązywania stanu nadzwyczajnego, stanu zagrożenia epidemicznego albo stanu epidemii oraz w okresie 3 miesięcy po ich odwołaniu, a także innych szczególnych przypadków, gdy pracodawca nie jest w stanie zapewnić bezpiecznych i higienicznych warunków pracy w dotychczasowym miejscu pracy),
• porozumienie zawarte z pracownikiem,
• wykonywanie okazjonalnej pracy zdalnej.

Jak wynika z przedmiotowej listy, regulamin pracy zdalnej ustalony przez pracodawcę będzie jednym z najczęściej stosowanych rozwiązań. Jest on bowiem bardziej kompleksowy i uniwersalny aniżeli indywidualne porozumienia zawierane z pracownikami, pozwala także na uregulowanie stałej pracy zdalnej, a nie tylko okazjonalnej, bądź na polecenie pracodawcy. Nie w każdym zakładzie pracy możliwe będzie również zawarcie porozumienia ze związkami zawodowymi. U wielu pracodawców organizacje takie nie funkcjonują.

Nie ma natomiast znaczenia, czy regulamin pracy zdalnej stanowić będzie część regulaminu pracy, czy też zostanie wprowadzony, jako odrębny dokument. Podobnie rzecz się ma z kwestią porozumienia zawieranego pomiędzy pracodawcą i pracownikiem. Porozumienie pomiędzy pracodawcą i pracownikiem może stanowić element umowy o pracę albo odrębny dokument.

Rzecz jasna, uchwalenie regulaminu albo zawarcie porozumienia nie jest konieczne w przypadku korzystania przez pracownika z okazjonalnej pracy zdalnej. W takim przypadku, jednakże pracodawca zwolniony jest z obowiązku dostarczenia pracownikowi sprzętu do wykonywania pracy zdalnej oraz z obowiązku wypłaty ekwiwalentu za korzystanie z prywatnego sprzętu pracownika.

Pracodawca wprowadzając regulamin pracy zdalnej powinien o tym fakcie poinformować pracownika udostępniając jego tekst przed rozpoczęciem wykonywania pracy w ten sposób. Podobną informację należy przekazać, gdy zostało zawarte porozumienie z organizacjami związkowymi albo przedstawicielami pracowników.

Kiedy regulamin pracy zdalnej nie jest obowiązkowy?

Jak już wskazano to wyżej, regulamin pracy zdalnej stanowi tylko jeden z kilku sposobów wprowadzenia tego trybu pracy. Wykonywanie pracy zdalnej bez regulaminu możliwe zatem będzie, przede wszystkim jeżeli kwestie te uregulowane zostaną w porozumieniu zawartym z pracownikiem albo zakładową organizacją związkową, bądź przedstawicielami pracowników wyłonionymi w sposób przyjęty u danego pracodawcy.

Regulamin pracy zdalnej nie jest związany z wykonywaniem pracy zdalnej okazjonalnej. Ten podtyp czynności wykonywanych poza terenem zakładu pracy regulują bowiem przepisy Kodeksu pracy. Tym samym regulamin pracy zdalnej nie jest wymagany także, gdy pracodawca dopuszcza wyłącznie pracę zdalną okazjonalną.

Jakie informacje powinny znaleźć się w regulaminie pracy zdalnej?

Kodeks pracy szczegółowo określa treść dokumentu, na mocy którego praca zdalna może być wprowadzona. Niezależnie zatem, czy obowiązuje ona na mocy porozumienia ze związkami zawodowymi, regulaminu, czy też porozumienia z pracownikiem – każdy z tych dokumentów powinien zawierać precyzyjnie określoną treść. Należy zatem zawrzeć w nim, co najmniej następujące informacje:

• grupę lub grupy pracowników, którzy mogą być objęci pracą zdalną,
• zasady pokrywania przez pracodawcę kosztów, związanych z korzystaniem przez pracownika z prywatnego sprzętu, energii elektrycznej oraz usług teleinformatycznych (telefon, internet), a także innych kosztów uzgodnionych przez strony,
• zasady ustalania ekwiwalentu pieniężnego lub ryczałtu – koszty, o których mowa powyżej mogą być zwracane pracownikowi na podstawie ustalonych stawek jednostkowych ekwiwalentu albo w formie całkowicie ryczałtowej. W tym drugim przypadku pracownik otrzyma określony ryczałt niezależnie od faktycznego zużycia,
• zasady porozumiewania się pracodawcy i pracownika wykonującego pracę zdalną, w tym sposób potwierdzania obecności na stanowisku pracy przez pracownika wykonującego pracę zdalną,
• zasady dokonywanej przez pracodawcę kontroli wykonywania pracy przez pracownika wykonującego pracę zdalną,
• zasady dokonywanej przez pracodawcę kontroli w zakresie bezpieczeństwa i higieny pracy, w tym prawidłowości zorganizowania stanowiska pracy oraz przestrzegania instrukcji stanowiskowej,
• zasady dokonywanej przez pracodawcę kontroli przestrzegania wymogów w zakresie bezpieczeństwa i ochrony informacji, w tym procedur ochrony danych osobowych przetwarzanych przez pracownika w czasie pracy zdalnej,
• zasady instalacji, inwentaryzacji, konserwacji narzędzi pracy, aktualizacji oprogramowania i serwisu powierzonych pracownikowi narzędzi pracy, w tym urządzeń technicznych. Strony mogą postanowić, że czynności te będą zlecane do wykonania przez pracodawcę albo przez pracownika, za zwrotem poniesionych przez niego kosztów.

Co może, ale nie musi znaleźć się w regulaminie

W regulaminie pracy zdalnej pracodawca może doprecyzować m.in. takie kwestie, jak chociażby:

• informacje o miejscu wykonywania pracy zdalnej i wymogach jakie powinno spełniać,
• dodatkowe koszty zwracane pracownikowi przez pracodawcę, prócz kosztów energii elektrycznej, korzystania z prywatnego sprzętu oraz usług teleinformatycznych (telefon, internet),
• kwestie związane z serwisowaniem i naprawą sprzętu niezbędnego do wykonywania pracy zdalnej,
• dodatkowe zasady wykonywania pracy zdalnej, w tym np. sposób zgłaszania pracodawcy woli wykonywania pracy zdalnej, tryb ustalania harmonogramu pracy zdalnej, kwestii korzystania z pracy zdalnej w wieloosobowych stanowiskach pracy, itp.
• możliwości i zasady przebywania na terenie zakładu pracy przez pracownika wykonującego pracę zdalną,
• inne reguły z zakresu bezpieczeństwa informacji i dokumentów, takie jak np. klauzule poufności,
• zasady powierzenia mienia pracodawcy pracownikowi, w celu wykonywania pracy zdalnej,
• informacje na temat dodatkowych zasad wykonywania pracy zdalnej uzgodnionych z pracownikami,
• informacje o higienicznych warunkach pracy wymaganych przez pracodawcę.

Te same informacje pracodawca i pracownik mogą uwzględnić w przypadku zawarcia porozumienia, a także pracodawca w poleceniu wykonywania pracy zdalnej. Jak wynika z tego, także dodatkowe elementy regulujące ten tym pracy nie wymagają wprowadzania regulaminu pracy zdalnej przez pracodawcę i to niezależnie od tego, czy u pracodawcy działają zakładowe organizacje związkowe.

Prawa i obowiązki pracodawcy

Do najważniejszych obowiązków pracodawcy w trakcie wykonywania pracy zdalnej przez pracownika należą:

1. Obowiązek zapewnienia pracownikowi wykonującemu pracę zdalną materiałów i narzędzi pracy niezbędnych do wykonywania powierzonych mu zadań,
2. Obowiązek zapewnienia instalacji, serwisu, przeglądów oraz konserwacji narzędzi pracy przekazanych pracownikowi przez pracodawcę,
3. Pokrycie dodatkowych kosztów bezpośrednio związane z wykonywaniem pracy zdalnej, jeżeli zwrot takich kosztów został określony w porozumieniu, regulaminie albo poleceniu,
4. Przeprowadzenie szkolenia BHP pracownika z uwzględnieniem specyfiki pracy zdalnej oraz konieczności zapewnienia ergonomicznego stanowiska pracy,
5. Wykonanie oceny ryzyka i informacji stanowiskowej, sporządza się je na podstawie wyników wstępnego badania lekarskiego wykonanego przez lekarza medycyny pracy. Pracodawca jest zobowiązany wskazać pracownikowi ocenę ryzyka zawodowego związanego z wykonywaniem pracy zdalnej, w tym dla jego zdrowia fizycznego i psychicznego, a także przekazać mu zrozumiałą instrukcję dotyczącą sposobu potwierdzania obecności w pracy, komunikacji z pracodawcą oraz obsługi sprzętu niezbędnego do wykonywania pracy,
6.  Zapewnienie pracownikowi wykonującemu pracę zdalną szkolenia i pomocy technicznej,
7.  Ustalenie zasad ochrony danych osobowych przez pracownika w trakcie wykonywania pracy zdalnej i zapoznanie z nimi pracownika,
8.  Wypłata ekwiwalentu albo ryczałtu za:

• korzystanie z urządzeń niezapewnionych przez pracodawcę, a niezbędnych do wykonywania pracy (np. prywatny komputer, telefon, router, itp.),
• materiały eksploatacyjne wykorzystywane przez pracownika (np. tusz do drukarki, papier ksero, itp.),
• koszty energii elektrycznej, usług telekomunikacyjnych oraz inne wydatki ponoszone przez pracownika w związku ze świadczeniem pracy w sposób zdalny.

Do uprawnień pracodawcy natomiast zaliczyć należy w szczególności prawo do podejmowania następujących czynności:

• określenie grupy pracowników, która może korzystać z pracy zdalnej,
• kontrola sposobu wykonywania przez pracownika pracy zdalnej,
• prawo do określenia zasad obliczania ekwiwalentu za wykorzystanie prywatnego sprzętu do pracy zdalnej, wymogów ochrony danych osobowych, BHP oraz innych obowiązków pracowniczych, z którymi wiąże się wykonywanie pracy zdalnej,
• prawo do odwołania pracownika z pracy zdalnej, które nabywa w szczególnych przypadkach,
• prawo d wydania polecenia wykonania pracy zdalnej przez pracownika,
• pracodawca zachowuje również prawo do wypowiedzenia umowy o pracę, a także do stosowania innych instytucji prawa pracy.

Prawa i obowiązki pracownika wykonującego pracę zdalną

Na pracowniku wykonującym pracę w trybie zdalnym ciążą następujące, dodatkowe obowiązki, względem obowiązków pracowników wykonujących pracę stacjonarną:

1. Poddanie się wstępnym badaniom lekarskim pod kątem pracy zdalnej,
2. Złożenie oświadczenia, że posiada warunki lokalowe i techniczne do wykonywania pracy zdalnej, brak takiego oświadczenia uniemożliwia skierowanie pracownika do pracy zdalnej,
3. Pracownik samodzielnie organizuje stanowisko pracy zdalnej, uwzględniając wymagania ergonomii,
4. Udostępnienie lokalu, w którym wykonywana jest praca zdalna, na kontrole prowadzone przez pracodawcę,
5. Zapoznanie się z przygotowaną przez pracodawcę oceną ryzyka zawodowego oraz informacją zawierającą zasady BHP wykonywania pracy zdalnej oraz zobowiązanie się do ich przestrzegania,
6. Obowiązek bezpiecznego i higienicznego wykonywania pracy zdalnej,
7. Przestrzeganie zasad ochrony danych osobowych ustalonych przez pracodawcę.

Podstawowym uprawnieniem pracownika jest natomiast sama możliwość korzystania z pracy zdalnej na wniosek pracownika, w tym pracy zdalnej okazjonalnej. Ponadto pracownikowi przysługują następujące uprawnienia:

• prawo do otrzymania ekwiwalentu za świadczenie pracy zdalnej przy użyciu własnych urządzeń technicznych, a także do zwrotu kosztów energii elektrycznej oraz kosztów połączeń telefonicznych i internetowych, jak również dodatkowych kosztów uwzględnionych w porozumieniu zawartym z pracodawcą,
• prawo do domagania się od pracodawcy instalacji, konserwacji i serwisu udostępnionych urządzeń technicznych wykorzystywanych w przypadku pracy zdalnej,
• prawo do otrzymania dodatkowych informacji od pracodawcy dotyczących zasad BHP, ochrony danych osobowych, instrukcji stanowiskowej oraz instrukcji obsługi sprzętu dostarczonego przez pracodawcę.

Rzecz jasna, prócz powyższych – dodatkowych – obowiązków pracownika i pracodawcy, nadal zastosowanie znajdują pozostałe zasady prawa pracy. Pracownik zaś, mimo wykonywania pracy w trybie zdalnym, ma prawo korzystać z ogólnodostępnych pomieszczeń i udogodnień socjalnych na równi z pracownikami stacjonarnymi.