Regulamin pracy zdalnej jest dokumentem obowiązującym u danego pracodawcy, którego celem jest uregulowanie organizacji pracy tego rodzaju i zasad jej wykonywania przez pracowników. Ma on także za zadanie odpowiednią ochronę danych osobowych, jakie są przy tym przetwarzane. Tym samym, musi on zawierać odpowiednie rozwiązania, które przewidziane są obowiązującymi przepisami prawa.
W tym artykule przeczytasz między innymi o tym:
- jaki jest cel wprowadzenia Regulaminu pracy zdalnej?
- czym jest praca zdalna?
- czy można ją wykonywać z wykorzystaniem środków komunikacji elektronicznej?
- jak wprowadzić Regulamin pracy zdalnej?
- co powinien zawierać taki dokument?
- czy pracownik musi zapewnić ochronę informacji poufnych?
Jaki jest cel wprowadzenia Regulaminu pracy zdalnej?
Podkreślić trzeba, że Kodeks pracy nie reguluje zasad wykonywania pracy w formie zdalnej. Definicję pracy zdalnej i możliwość jej wykonywania wprowadziła ustawa z dnia 2 marca 2020 r. O szczególnych rozwiązaniach związanych z zapobieganiem, przeciwdziałaniem i zwalczaniem COVID-19, innych chorób zakaźnych oraz wywołanych nimi sytuacji kryzysowych, tzw. specustawa. Wskutek tego, powstała potrzeba wprowadzenia u pracodawców regulacji, które unormują zasady wykonywania stosunku pracy w ten właśnie sposób.
Uregulowania w zakresie pracy zdalnej mogą zostać zawarte bądź w istniejącym już regulaminie pracy obowiązującym u danego pracodawcy. Bądź też w odrębnym dokumencie, a więc regulaminie pracy zdalnej. To drugie rozwiązanie jest o tyle korzystniejsze, iż stan epidemii, przynajmniej teoretycznie, ma charakter tymczasowy. W związku z czym wielu pracodawców, po jego ustaniu, może chcieć zrezygnować z wykonywania przez pracownika pracy w trybie zdalnym. W takim wypadku nie będzie zachodziła potrzeba dokonywania zmian w regulaminie pracy.
Czym jest praca zdalna?
Zgodnie z w/w aktem prawnym, w okresie obowiązywania stanu zagrożenia epidemicznego albo stanu epidemii, ogłoszonego z powodu COVID-19, oraz w okresie 3 miesięcy po ich odwołaniu. Pracodawca może polecić pracownikowi wykonywanie, przez czas oznaczony, pracy określonej w umowie o pracę, poza miejscem jej stałego wykonywania. Celem takiej decyzji pracodawcy musi być przeciwdziałanie COVID-19.
Podkreślenia wymaga fakt, iż poprzez pracę zdalną nie należy rozumieć tzw. telepracy. Jest ona instytucją podobną pod względem prawnym, jednakże nie tożsamą.
Jak wprowadzić Regulamin pracy zdalnej?
Tak, jak regulamin pracy ustala pracodawca, tak regulamin pracy zdalnej również powinien zostać wprowadzony przez niego. W drodze jednostronnego aktu, np. zarządzenia, bądź też po prostu podania go do wiadomości pracowników. W drodze analogii do procedury obowiązującej w przypadku regulaminu pracy. Pracodawca powinien jednak rozważyć jego uprzednie skonsultowanie z działającymi u niego organizacjami związkowymi.
Co powinien zawierać Regulamin pracy zdalnej?
Regulamin taki powinien w szczególności ustalać organizację i porządek w procesie pracy zdalnej. Jak również związane z tym prawa i obowiązki pracodawcy oraz pracowników.
W szczególności powinien on regulować precyzyjnie następujące kwestie:
1) warunki dopuszczalności wykonywania takiej pracy,
2) prawa i obowiązki pracodawcy,
3) prawa i obowiązki pracownika,
4) zasady ochrony informacji i danych osobowych.
Warunki dopuszczalności pracy zdalnej
Powinny one precyzować sposób w jaki następuje skierowanie pracownika do pracy zdalnej.
Może to nastąpić w trybie przewidzianym w tzw. specustawie. A więc poprzez polecenie wykonywania pracy zdalnej wydane przez pracodawcę, w którego imieniu może działać też bezpośredni przełożony pracownika. Polecenie to powinno przybrać formę oświadczenia złożonego w formie pisemnej lub elektronicznej. Jego wzór należy załączyć do Regulaminu.
Z punktu widzenia prawnego, nic nie stoi na przeszkodzie, aby skierowanie pracownika do pracy zdalnej nastąpiło na mocy złożonego przez pracownika wniosku w tym przedmiocie, jeżeli pracodawca wyraża na to zgodę. Oczywiście warunkiem jest, aby wykonywanie pracy na danym stanowisku umożliwiło pracę w innym miejscu niż miejsce stałego jej wykonywania oraz oraz było to niezbędne do przeciwdziałania i zapobiegania rozprzestrzenianiu się COVID-19. Również i ono może zostać sformalizowane w postaci wzoru, stanowiącego załącznik do Regulaminu.
Regulamin powinien określać termin złożenia takiego wniosku, jego formę, jak również tryb jego rozpatrywania ze wskazaniem osoby, która za to odpowiada. Terminu rozpoznania oraz formy wyrażenia zgody bądź odmowy.
W Regulaminie należy również zawrzeć zasady dotyczące ewentualnego wyłączenia danej kategorii pracowników z możliwości wykonywania pracy tego rodzaju. Na przykład tych, którzy pracują bezpośrednio w produkcji, przy taśmie montażowej. Czy takich, których obecność w zakładzie pracy jest konieczna ze względu na zagrożenie ciągłości jego funkcjonowania. Pamiętać trzeba, że wyłączenia tego rodzaju nie mogą naruszać zasady równego traktowania pracowników, czy też prowadzić do ich dyskryminacji.
Pamiętać trzeba, że pracownik zobowiązany wykonywać pracę zdalną przez okres określony w poleceniu pracodawcy, co również powinno znaleźć swoje uwypuklenie w Regulaminie.
Wreszcie w Regulaminie powinny znaleźć się zapisy wskazujące zasady i formę odwoływania z pracy zdalnej, co może nastąpić na podstawie decyzji pracodawcy. Gdy np. ze względu na jego potrzeby, niezbędny jest powrót pracownika do stałego miejsca wykonywania pracy.
Prawa i obowiązki pracodawcy
Pamiętać trzeba, że pracodawca wobec pracownika wykonującego pracę zdalną ma taki sam wachlarz obowiązków. Jak wobec tego, który wykonuje swoje obowiązki służbowe w trybie zwykłym.
Przede wszystkim pracodawca zobowiązany jest do przekazywania pracownikowi zadań do wykonania. Udzielania informacji merytorycznych oraz organizowania procesu pracy w sposób, który umożliwi mu wykonywanie pracy zdalnej. Taki też zapis powinien znaleźć się w Regulaminie pracy zdalnej.
Obowiązkiem pracodawcy, co również powinien określać Regulamin, jest zapewnienie pracownikowi narzędzi i materiałów potrzebnych do wykonywania pracy zdalnej oraz jej obsługi logistycznej. W szczególności dotyczy to komputera z dostępem do Internetu oraz telefonu. Dodać jednak trzeba, iż pracownik może używać także narzędzi lub materiałów zapewnionych we własnym zakresie.
Dokument ten powinien też określać sposób wykonywania przez pracodawcę jednego z jego podstawowych uprawnień. Jakim jest prawo kontrolowania wykonywania pracy zdalnej oraz żądania od pracownika informacji o jej wynikach.
Na pracodawcy ciążą też określone obowiązki wynikające z przepisów bezpieczeństwa i higieny pracy, w związku z czym w Regulaminie powinno znaleźć się opisanie podstawowych zasad. Jakie powinno spełniać stanowisko pracy wykonywanej w miejscu zamieszkania.
Prawa i obowiązki pracownika
Pracownik powinien wykonywać pracę zdalną zgodnie z treścią umowy łączącej go z pracodawcą oraz zakresem obowiązków, przy czym powinno to się odbywać w miejscu zamieszkania lub innym miejscu uzgodnionym z pracodawcą. Ponadto, zobowiązany jest on do pozostawania dyspozycyjnym dla pracodawcy w ustalonych godzinach pracy i przyjmowania do realizacji zadań przekazywanych ramach zakresu jego obowiązków, oczywiście przede wszystkim przy wykorzystaniu środków bezpośredniego porozumiewania się na odległość, a więc w drodze elektronicznej bądź telefonicznej.
Na polecenie pracodawcy, pracownik ma obowiązek prowadzić ewidencję wykonanych czynności w formie i z częstotliwością która została w nim określona. Powinna ona zawierać, w szczególności, ich opis, a także datę oraz czas ich wykonania.
Ma on także, na żądanie pracodawcy, obowiązek bieżącego informowania go o wynikach swojej pracy. Jak również potwierdzania obecności w pracy w sposób określony przez pracodawcę.
Powinnością pracownika jest także zorganizowanie stanowiska do pracy zdalnej w sposób zapewniający bezpieczne i higieniczne warunki pracy.
Z kolei, pracownik ma prawo do wsparcia technicznego ze strony pracodawcy i niezwłocznego zgłaszania mu wszelkich uzasadnionych potrzeby w tym zakresie.
Wszystkie te kwestie powinny zostać unormowane w Regulaminie pracy zdalnej.
Zasady ochrony informacji poufnych i danych osobowych
Przy wykonywaniu pracy zdalnej, pracownik zobowiązany jest do zabezpieczania dostępu do sprzętu służbowego. A także posiadanych danych i informacji poufnych przed osobami postronnymi, w tym wspólnie z nim zamieszkującymi. W szczególności dotyczy to tajemnic prawnie chronionych oraz takich danych, których ujawnienie mogłoby narazić pracodawcę na szkodę. Również i te kwestie szczegółowo powinien normować Regulamin pracy zdalnej.
Może Cię również zainteresować artykuł: Praca zdalna
