W każdej spółce z ograniczoną odpowiedzialnością powołuje się zarząd. Jest to organ niezbędny do prowadzenia działalności przez spółkę. Rada nadzorcza w sp. z o.o. z kolei, pojawia się zazwyczaj w dużych przedsiębiorstwach, lub w spółkach o znacznym kapitale. Jak sama nazwa wskazuje, rada wykonuje czynności nadzoru. Krótko mówiąc, ma za zadanie kontrolować działalność przedsiębiorstwa we wszystkich jego dziedzinach. Wspólnicy spółki, decydując się na powołanie rady nadzorczej, muszą liczyć się zarówno z zaletami funkcjonowania tego organu, jak i konsekwencjami, jakie za sobą niesie. Z dzisiejszego artykułu dowiesz się:
- kiedy ustanowienie rady nadzorczej jest obligatoryjne?
- kto może wejść w skład tego organu?
- jakie są kompetencje rady nadzorczej?
- w jaki sposób działa rada nadzorcza?
Rada nadzorcza w sp. z o.o. – kiedy trzeba ją ustanowić?
Zgodnie z przepisami Kodeksu Spółek Handlowych (dalej: KSH), ustanowienie rady nadzorczej w spółce jest nieobowiązkowe. Zadania z zakresu kontroli przysługują bowiem każdemu wspólnikowi. Mają oni prawo do przeglądania ksiąg lub dokumentów spółki, a również żądania wyjaśnień od zarządu. Powołanie rady nadzorczej nie powoduje wygaśnięcia ich kompetencji kontrolnych, o ile nie zostaną one wyłączone w umowie spółki.
Mimo tej (jak mogłoby się wydawać) dowolności, przepisy prawa wskazują, kiedy powołanie rady nadzorczej jest obowiązkowe. A mianowicie, obligatoryjny obowiązek powołania rady nadzorczej w spółce z o.o. powstaje w przypadku gdy:
- kapitał zakładowy przewyższa kwotę 500.000 zł,
- w spółce jest więcej niż 25 wspólników.
Oba warunki muszą być spełnione łącznie.
Uwaga!
Kapitał zakładowy sp. z o.o. nie jest kapitałem faktycznie zebranym, a jedynie zdeklarowanym w umowie spółki. Jeśli chodzi zaś o wspólników spółki, to w przypadku, gdy ich liczba spadnie poniżej 25 osób, nie będzie to powodować automatycznego zlikwidowania rady nadzorczej.
Należy pamiętać, że także przepisy szczególne mogą nałożyć na spółkę obowiązek powołania rady nadzorczej. Przykładem mogą być przepisy ustawy o gospodarce komunalnej, wprowadzającej obowiązek powołania rady w spółkach z udziałem jednostek samorządu terytorialnego.
Radę nadzorczą powołuje się w umowie spółki, natomiast ustanawia się ją poprzez zgromadzenie wspólników, o ile umowa nie przewiduje innego trybu.
Rada nadzorcza – członkowie
Rada nadzorcza składa się z co najmniej 3 członków powoływanych i odwoływanych uchwałą wspólników. Jest to zasada ogólna wynikająca z KSH. Niemniej jednak, odrębna regulacja w umowie spółki może całkowicie zmienić sposób ich powoływania i odwoływania.
Standardowo kadencja członków rady nadzorczej trwa rok, chyba że wspólnicy w umowie spółki postanowili inaczej. Teoretycznie czas trwania kadencji jest nieograniczony. To od woli wspólników zależy jak uregulują tę kwestię w umowie. Kadencje dla każdego członka rady należy liczyć indywidualnie. Umową można jednak zmodyfikować to rozwiązanie, ustanawiając, że kadencja każdego członka rady nadzorczej będzie upływać w tym samym czasie.
Praktyka
W przypadku, gdy wspólnicy nie zmodyfikowali regulacji dotyczącej kadencji członków rady nadzorczej, zgodnie z art. 218 § 1 KSH, mandaty ich wygasają z dniem odbycia zgromadzenia wspólników zatwierdzającego sprawozdanie finansowe, za pierwszy pełny rok obrotowy pełnienia funkcji członka.
Aby zapewnić radzie rzeczywiste kompetencje kontrolne, przepisy prawa wyłączyły z możliwości zasiadania w radzie nadzorczej poszczególne osoby. Mianowicie, członkiem rady nadzorczej nie może być:
- członek zarządu tej spółki lub spółki zależnej i osoby bezpośrednio mu podlegające;
- prokurent;
- likwidator tej spółki lub spółki zależnej i osoby bezpośrednio mu podlegające;
- kierownik oddziału;
- kierownik zakładu;
- zatrudniony w spółce główny księgowy;
- zatrudniony w spółce radca prawny lub adwokat.
Członkowie zarządu nie mogą powoływać składu rady nadzorczej ponieważ pozostawałoby to w oczywistej sprzeczności z zasadami kontroli.
Kompetencje rady nadzorczej
Prawa i obowiązki rady nadzorczej można rozszerzyć lub ograniczyć przez odpowiednie regulacje w umowie spółki.
Do kompetencji rady nadzorczej można przede wszystkim zaliczyć:
- uprawnienia nadzorcze;
- zwoływanie zgromadzenia wspólników;
- reprezentację spółki;
- powoływanie członków zarządu.
Jak już wspomniałem we wstępie, głównym zadaniem rady nadzorczej jest kontrola działalności przedsiębiorstwa, we wszystkich jego dziedzinach. Nadzór może dotyczyć spraw finansowych np. wykorzystywania funduszy spółki. W tym celu rada może badać wszystkie dokumenty spółki oraz żądać od zarządu i pracowników wyjaśnień.
W tym zagadnieniu ważny jest fakt, że mimo działań o charakterze kontrolnym, rada nadzorcza nie ma prawa wydawania zarządowi wiążących poleceń dotyczących prowadzenia spraw spółki.
Do szczególnych obowiązków rady nadzorczej należy:
- ocena sprawozdań zarządu z działalności spółki za ubiegły rok obrotowy;
- ocenę sprawozdania finansowego za ubiegły rok obrotowy.
Ocena sprawozdań polega na ocenie zgodności stanu prawnego z księgami i dokumentami, jak i ze stanem faktycznym.
Uwaga!
Relacja pomiędzy radą nadzorczą i zarządem w żadnym wypadku nie może przerodzić się w stosunek podległości służbowej, w którym nadzorowany zarząd zostałby zobowiązany do wykonywania poleceń rady nadzorczej. Wynika to z faktu, iż to zarząd podejmuje decyzje w spółce z ograniczoną odpowiedzialnością i ponosi za te decyzje odpowiedzialność.
Rada nadzorcza w sp. z o.o. – sposób podejmowania uchwał
Uchwały rady nadzorczej są podejmowane na posiedzeniu, na które wszyscy członkowie rady zostali zaproszeni, a co najmniej połowa z nich jest obecna. Umowa spółki lub regulamin działania rady nadzorczej powinien określać jaką większością głosów uchwały będą podejmowane, czyli np. zwykłą/bezwzględną/kwalifikowaną większością głosów.
Podsumowanie
W dobie coraz większych możliwości biznesowych, kontrola wydaje się być sposobem na wzmocnienie firmy. Do działań o takim charakterze z pewnością nadaje się właśnie omówiona przeze mnie rada nadzorcza. Mimo obowiązujących ogólnych zasad kodeksowych, każdy przedsiębiorca (oczywiście w pewnych granicach) może swobodnie kształtować zasady działania rady nadzorczej.
Przeczytaj także:
