Akt poświadczenia dziedziczenia: procedura wg prawa o notariacie

Czym jest akt poświadczenia dziedziczenia i czy zastępuje sądowe stwierdzenie nabycia spadku?

Akt poświadczenia dziedziczenia to sporządzony przez notariusza dokument wskazujący kto i w jakiej części nabył prawa do spadku po zmarłym, na czyją rzecz spadkodawca uczynił zapis windykacyjny i przedmiotu zapisu oraz stwierdzający czy dziedziczenie nastąpiło na podstawie ustawy czy testamentu.

W trakcie jego przygotowania sporządza się dwa protokoły: dziedziczenia oraz otwarcia i ogłoszenia testamentu (o ile spadkodawca taki testament sporządził). Całą procedurę jego sporządzenia kończy rejestracja aktu poświadczenia dziedziczenia w rejestrze spadkowym, zaś zarejestrowany akt poświadczenia dziedziczenia ma skutki prawomocnego postanowienia o stwierdzeniu nabycia spadku. Można zatem powiedzieć, że jest to takie postanowienie w przedmiocie stwierdzenia nabycia spadku u notariusza

Akt poświadczenia dziedziczenia stanowi dowód na to, że wskazane w nim osoby nabyły prawa do majątku spadkowego. Oznacza to, że osoby w nim wskazane jako spadkobiercy, mogą nim udowodnić wobec osób trzecich swoje prawa do spadku. Okazując go w banku można będzie wypłacić z konta pieniądze zmarłego, zaś przedstawienie w wydziale komunikacji czy w księgach wieczystych zapewni – odpowiednio – przerejestrowanie na siebie samochodu zmarłego lub przepisanie na siebie własności jego domu czy mieszkania.

Jeżeli czekają Cię takie czynności, to zdecydowanie warto rozważyć sporządzenie aktu poświadczenia dziedziczenia ustawowego lub testamentowego.

Od kilkunastu lat prowadzę jako adwokat sprawy spadkowe i w sytuacji, kiedy moi Klienci potrzebują szybkiego uregulowania formalności spadkowych bardzo często decydują się korzystanie z procedury notarialnego poświadczenia dziedziczenia.

Przeczytaj także: Postępowanie o stwierdzenie nabycia spadku

Jak przebiega procedura uzyskania aktu poświadczenie dziedziczenia i protokołu dziedziczenia?

Akt poświadczenia dziedziczenia jest dokumentem, który musi zostać sporządzony w bardzo formalnej procedurze. Czynność u notariusza inicjowana jest na zgodne żądanie poświadczenia dziedziczenia złożone przez osoby biorące udział w procedurze i wchodzące w rachubę jako spadkobiercy ustawowi, a w razie dziedziczenia testamentowego, także jako osoby powołane do spadku w tym testamencie. Wśród uprawnionych znajdują się także osoby, na rzecz których spadkodawca uczynił zapisy windykacyjne.

W pierwszej kolejności, jeszcze przed sporządzeniem aktu poświadczenia dziedziczenia notariusz spisuje protokół dziedziczenia przy udziale wszystkich osób zainteresowanych. Notariusz potwierdza u nich istotne informacje m.in. o kręgu osób uprawnionych do dziedziczenia, znanych testamentach, ewentualnego dziedziczenia gospodarstwa rolnego, istnienia umów w przedmiocie zrzeczenia się dziedziczenia po zmarłym, a także zapewnienia, że w odniesieniu do spadku nie został sporządzony akt poświadczenia dziedziczenia albo wydane postanowienie o stwierdzeniu nabycia spadku.

Przy tej okazji gromadzi odpowiednie dokumenty jak akt zgonu zmarłego, akty stanu cywilnego osób biorących udział w czynności (dla osób, które w wyniku zawarcia małżeństwa zmieniły nazwisko wymagane są także akty małżeństwa). Wszelkie testamenty, dowód osobisty spadkodawcy lub paszport bądź odpowiednie zaświadczenie o ich braku oraz informacje dotyczące NIP zmarłego – o ile był przedsiębiorcą.

Przy tej okazji oraz przyjmuje oświadczenia o przyjęciu lub odrzuceniu spadku lub zapisu windykacyjnego, (w tym także przyjęcia spadku z dobrodziejstwem inwentarza) jeśli od otwarcia spadku (tj. chwili śmierci spadkodawcy) nie upłynęło więcej niż sześć miesięcy, a oświadczenia do tej pory nie zostały złożone.

Jeżeli przedstawiono testament, przed notariuszem następuję jego otwarcie i ogłoszenie ale dotyczy to wyłącznie tzw. testamentów zwykłych – własnoręcznych, notarialnych i urzędowych (allograficznych). Niemożliwe jest poświadczenie dziedziczenia na podstawie testamentu szczególnego np. ustnego. 

Jeżeli na tym etapie nie pojawią się żadne przeszkody, notariusz sporządza akt poświadczenia dziedziczenia zgodnie z jego projektem (o ile taki projekt był przygotowany). Do protokołu dziedziczenia notariusz załącza składane oświadczenia oraz inne dokumenty.

Notariusz,  niezwłocznie po sporządzeniu aktu poświadczenia dziedziczenia dokonuje jego wpisu do Rejestru Spadkowego prowadzonego przez Krajową Radę Notarialną, chyba, że w stosunku do spadku został już uprzednio sporządzony akt poświadczenia dziedziczenia albo prawomocne postanowienie sądu o stwierdzeniu nabycia spadku. Wypisy zarejestrowanego aktu poświadczenia dziedziczenia wydaje się jego stronom, osobom, dla których zastrzeżono w akcie prawo otrzymania wypisu, także ich następcom prawny ma także osobie, która wykaże istnienie interesu prawnego.

W protokole dziedziczenia zamieszcza się także wzmiankę, czy akt sporządziła osoba wyznaczona do zastępstwa notariusza lub upoważniona do dokonywania czynności notarialnych, czy notariusz osobiście.

Kiedy notariusz może odmówić sporządzenia aktu poświadczenia dziedziczenia?

Uzyskanie poświadczenia dziedziczenia będzie niemożliwe:

• jeśli między spadkobiercami nie ma porozumienia co do porządku dziedziczenia po spadkodawcy,
• spadkobiercy chcą wykazać, że jeden z nich jest niegodny dziedziczenia,
• istnieje lub istniał testament, który budzi wątpliwości,
• spadkodawca sporządził testament szczególny.

Niezbędne jest także, aby w kancelarii notarialnej stawili się wszyscy spadkobiercy. Brak którejkolwiek z osób uniemożliwi poświadczenie dziedziczenia. Notariusz nie ma możliwości wyznaczenia kuratora dla osoby nieznanej z miejsca pobytu tak jak sąd.

Poświadczenie dziedziczenia nie może zostać sporządzone jeśli w obrocie funkcjonuje już sporządzony akt poświadczenia dziedziczenia lub europejskie poświadczenie spadkowe

Gdzie rozstrzyga się spory spadkowe o testament? 

W przypadku dziedziczenia na podstawie testamentu szczególnego – podróżnego, wojskowego lub ustnego (na podstawie zeznania świadków) – spadkobiercy muszą skorzystać z drogi sądowej. To samo dotyczy sytuacji, kiedy któreś ze spadkobierców zarzuca nieważność testamentu.

Notarialne poświadczenie dziedziczenia u notariusza i co dalej?

Należy zwrócić uwagę, że akt poświadczenia dziedziczenia sporządzony przez notariusza dokumentuje tylko fakt powołania do spadku i wysokość udziałów w spadku. W jego treści nie ma mowy o składzie majątku spadkowego. Uprawnieni spadkobiercy nabywają zatem określoną część majątku spadkowego i stają się współwłaścicielami wchodzących w jego skład przedmiotów. Ich prawa i obowiązki określa kodeks cywilny.

Spadkobiercy mogą rozdzielić pomiędzy siebie przedmioty wchodzące do spadku oraz wyrównać pomiędzy sobą ich wartość w toku specjalnego postępowania o tzw. podział spadku. 

Kiedy można sporządzić notarialne poświadczenie dziedziczenia bez jednoczesnej obecności wszystkich spadkobierców?

Mówiliśmy już o tym, że co do zasady procedura sporządzenia notarialnego aktu dziedziczenia wymaga jednoczesnej obecności wszystkich osób.

Warto jednak wskazać, że artykuł 95ca Prawa o notariacie wprowadza istotne zmiany w tym procesie, które mają na celu jego ułatwienie i przyspieszenie. Powodują one, że notariusz może sporządzić akt poświadczenia dziedziczenia nawet wtedy, kiedy spadkobiercy nie zgromadzą się w jednym miejscu i czasie, ale zgodnie współdziałają.

Zgodnie z tymi przepisami, notariusz może sporządzić projekt protokołu dziedziczenia na wniosek jednej z zainteresowanych osób, co jest odstępstwem od wcześniejszej zasady wymagającej jednoczesnej obecności wszystkich zainteresowanych przy sporządzaniu protokołu. Następnie inny spośród spadkobierców może potwierdzić dane zawarte w projekcie protokołu dziedziczenia i wyrazić zgodę na jego spisanie przed notariuszem, który sporządził projekt, lub innym notariuszem, zatem w innym miejscu lub innym czasie.

W momencie kiedy wszyscy spadkobiercy złożą oświadczenie o zgodzie na spisanie protokołu zgodnie z projektem, ostatni z notariuszy sporządza protokół dziedziczenia przy udziale co najmniej jednej z tych osób i załącza do niego projekt protokołu dziedziczenia oraz protokoły obejmujące oświadczenia o wyrażeniu zgody na spisanie protokołu dziedziczenia zgodnie z jego projektem. Po spisaniu protokołu dziedziczenia notariusz sporządza akt poświadczenia dziedziczenia

Źródła: Kodeks cywilny akt obowiązujący wersja Dz.U. 1964 nr 16 poz. 93