Praca zdalna w kodeksie pracy – stała i okazjonalna w 2024 r.

Z dniem 08 kwietnia 2023 roku w życie weszły przepisy dotyczące pracy zdalnej w kodeksie pracy  [art. 67(18) do art. 67(33) Kodeksu pracy]. Zawarto w nich regulację dotyczącą pracy zdalnej, która zastępuje dotychczasowe wymogi telepracy.

Praca zdalna stanowić będzie wykonywanie całkowicie lub częściowo w miejscu wskazanym przez pracownika i każdorazowo uzgodnionym z pracodawcą, w tym pod adresem zamieszkania pracownika pracy, w szczególności z wykorzystaniem środków bezpośredniego porozumiewania się na odległość. Zasadą wykonywania pracy zdalnej jest zatem poza dotychczasowym miejscu pracy pracownika.

Praca zdalna nie będzie musiała być zatem wykonywana w miejscu zamieszkania pracownika. Nadto, możliwe będzie przeniesienie do tego trybu jedynie części zadań pracownika, gdzie pozostałe nadal wykonywane będą stacjonarnie. Cechą charakterystyczną pracy zdalnej będzie także przekazanie pracownikowi narzędzi niezbędnych do wykonywania pracy.

Uzgodnienie pracy zdalnej

Jednym ze sposobów wprowadzenia pracy zdalnej jest jej uzgodnienie pomiędzy pracodawcą i pracownikiem. Porozumienie takie może stanowić element umowy o pracę albo odrębny dokument. Można je zawrzeć także w trakcie zatrudnienia albo przy zawieraniu umowy o pracę.

Przepisy dotyczące pracy zdalnej szczegółowo określają treść dokumentu, na mocy którego praca zdalna może być wprowadzona. Powinien on zawierać precyzyjnie określoną treść. Należy zatem zawrzeć w nim, co najmniej następujące informacje:

• grupę lub grupy pracowników, którzy mogą być objęci pracą zdalną,
• zasady pokrywania przez pracodawcę kosztów, związanych z korzystaniem przez pracownika z prywatnego sprzętu, urządzeń technicznych, energii elektrycznej oraz usług telekomunikacyjnych (telefon, internet), a także innych kosztów uzgodnionych przez strony, a niezbędnych do wykonywania pracy. Co ważne, pracodawca będzie musiał pokryć koszty energii elektrycznej, gdy będzie to wynikało z porozumienia,
• zasady ustalania ekwiwalentu pieniężnego lub ryczałtu – koszty, o których mowa powyżej mogą być zwracane pracownikowi na podstawie ustalonych stawek jednostkowych ekwiwalentu albo w formie całkowicie ryczałtowej. W tym drugim przypadku pracownik otrzyma określony ryczałt niezależnie od faktycznego zużycia,
• zasady porozumiewania się pracodawcy i pracownika wykonującego pracę zdalną, w tym sposób potwierdzania obecności na stanowisku pracy przez pracownika wykonującego pracę zdalną,
• zasady dokonywanej przez pracodawcę kontroli wykonywania pracy przez pracownika wykonującego pracę zdalną,
• zasady dokonywanej przez pracodawcę kontroli w zakresie bezpieczeństwa i higieny pracy, w tym prawidłowości zorganizowania stanowiska pracy oraz przestrzegania instrukcji stanowiskowej,
• zasady dokonywanej przez pracodawcę kontroli przestrzegania wymogów w zakresie bezpieczeństwa i ochrony informacji, w tym procedur ochrony danych osobowych przetwarzanych przez pracownika w czasie pracy,
• zasady instalacji, inwentaryzacji, konserwacji, aktualizacji oprogramowania i serwisu powierzonych pracownikowi narzędzi pracy, w tym urządzeń technicznych niezbędnych do wykonywania pracy. Strony mogą postanowić, że czynności te będą zlecane do wykonania przez pracodawcę albo przez pracownika, za zwrotem poniesionych przez niego kosztów.

Zawarcie przedmiotowego porozumienia nie jest konieczne w przypadku korzystania przez pracownika z okazjonalnej pracy zdalnej. W takim przypadku, jednakże pracodawca zwolniony jest z obowiązku dostarczenia pracownikowi sprzętu do wykonywania pracy zdalnej oraz z obowiązku wypłaty ekwiwalentu za korzystanie z prywatnego sprzętu pracownika.

Porozumienie będzie także zbędne w przypadku, gdy praca ta odbywa się poprzez polecenie wykonywania pracy zdalnej, bądź na mocy regulaminu.

Praca zdalna okazjonalna

Nowe przepisy wprowadzają również tzw. okazjonalną pracę zdalną. Okazjonalna praca zdalna polega ona na tym, że pracownik – za zgodą pracodawcy – może wykonywać pracę zdalną do 24 dni roboczych w roku, bez konieczności zawierania porozumienia, bądź uchwalania ww. aktów prawnych. Praca zdalna świadczona jest zatem na wniosek pracownika, po jego zaakceptowaniu przez pracodawcę.

Do okazjonalnej pracy zdalnej nie stosuje się wszakże przepisów o obowiązku dostarczenia sprzętu lub ekwiwalentu za korzystanie z prywatnych urządzeń pracownika. Pracownik decydujący się na nią, nawet jeśli korzysta z prywatnego sprzętu, energii elektrycznej, czy internetu nie może domagać się od pracodawcy zwrotu tych kosztów. Uzasadnione jest to tym, że łączny wymiar okazjonalnej pracy zdalnej nie może przekroczyć 24 dni roboczych w roku kalendarzowym. Z wykonywaniem takiej pracy zdalnej nie będą związane także kontrole w miejscu zamieszkania pracownika, nie musi on się także obawiać o warunki lokalowe. Nie obowiązują tu dodatkowe wymagania.

Wniosek pracownika o pracę zdalną

Jednym ze sposobów wprowadzenia pracy zdalnej jest zawarcie porozumienia pomiędzy pracodawcą i pracownikiem, na wniosek pracownika złożony pracodawcy. Co do zasady wniosek o pracę zdalną nie musi być uwzględniony przez pracodawcę. Wyjątki w tym zakresie wskazane zostały w dalszej części artykułu. W tym miejscu warto wskazać, że są też prace, w których ten tryb nie może zostać wprowadzony.

Pracę zdalną wykluczają zatem przypadki prac:

• szczególnie niebezpiecznych;
• w wyniku których następuje przekroczenie dopuszczalnych norm czynników fizycznych określonych dla pomieszczeń mieszkalnych;
• z czynnikami chemicznymi stwarzającymi zagrożenie, o których mowa w przepisach w sprawie bezpieczeństwa i higieny pracy związanej z występowaniem czynników chemicznych w miejscu pracy;
• związanych ze stosowaniem lub wydzielaniem się szkodliwych czynników biologicznych, substancji radioaktywnych oraz innych substancji lub mieszanin wydzielających uciążliwe zapachy;
• powodujących intensywne brudzenie,
• niemożliwej do wykonywania z powodu działania siły wyższej.

Złożenie we ww. przypadkach wniosku o pracę zdalną nie będzie mogło doprowadzić do zawarcia porozumienia o jej wprowadzeniu.

Na marginesie należy także wskazać, iż pracownik może wystąpić również z wnioskiem o przywrócenie poprzednich warunków wykonywania pracy. Wnioski te mogą być składane w postaci papierowej lub elektronicznej.

Porozumienie czy regulamin pracy zdalnej

W dniu 08 kwietnia 2023 roku weszły w życie przepisy Kodeksu pracy o tzw. pracy zdalnej. Po zmianie przepisów praca zdalna może zostać wprowadzona aż na pięć sposobów, którymi są:

• porozumienie z zakładową organizacją związkową albo przedstawicielami pracowników,
• regulamin ustalony przez pracodawcę,
• polecenie wykonywania pracy zdalnej (możliwość wydania takiego polecenia ograniczono jedynie do obowiązywania stanu nadzwyczajnego, stanu zagrożenia epidemicznego albo stanu epidemii oraz w okresie 3 miesięcy po ich odwołaniu, a także innych szczególnych przypadków, gdy pracodawca nie jest w stanie zapewnić bezpiecznych i higienicznych warunków pracy w dotychczasowym miejscu pracy),
• porozumienie zawarte z pracownikiem,
• wykonywanie pracy zdalnej okazjonalnej.

Jak wynika z powyższego, do wykonywania pracy zdalnej wystarczające będzie porozumienie między pracodawcą a pracownikiem, bez konieczności wprowadzania odrębnych regulaminów, czy też uzgodnień ze związkami zawodowymi. Sam zaś regulamin pracy zdalnej może zostać opracowany w postaci papierowej lub elektronicznej.

Swoistym wyjątkiem jest okazjonalna praca zdalna, nie wymaga ona bowiem zawierania dodatkowego porozumienia ani wprowadzania regulaminu pracy zdalnej. Podobnie rzecz się ma przy poleceniu wykonywania pracy zdalnej, które jest aktem jednostronnym pracodawcy i zawiera w sobie zasady wykonywania tej pracy.

Praca zdalna dla rodziców dzieci do lat 4

Praca zdalna będzie mogła zostać wprowadzona już od początku trwania umowy o pracę, a także w jej trakcie poprzez zmianę warunków zatrudnienia. Jeżeli z wnioskiem o pracę zdalną zwróci się:

• rodzic dziecka niepełnosprawnego,
• pracownica w ciąży,
• pracownik wychowujący dziecko do ukończenia przez nie 4. roku życia,
• pracownik sprawujący opiekę nad innym członkiem najbliższej rodziny lub inną osobą pozostającą we wspólnym gospodarstwie domowym, posiadającymi orzeczenie o niepełnosprawności albo orzeczenie o znacznym stopniu niepełnosprawności

pracodawca ma obowiązek uwzględnienia takiego wniosku, chyba że nie jest to możliwe ze względu na organizację pracy lub rodzaj pracy wykonywanej przez pracownika wychowującego dziecko albo pracownika sprawującego opiekę.

Kontrola pracy zdalnej

Fakt wykonywania pracy w miejscu wskazanym przez pracownika nie pozbawia pracodawcy możliwości przeprowadzenia kontroli w miejscu wykonywania pracy zdalnej. Zasady przeprowadzania takiej kontroli muszą wynikać z dokumentu wprowadzającego pracę zdalną. Niezależnie od powyższego, Kodeks pracy wprost wskazuje, że pracownik ma obowiązek udostępnienia lokalu, w którym wykonywana jest praca zdalna, na kontrole prowadzone przez pracodawcę.

Jeżeli przeprowadzona kontrola wykaże uchybienia, pracodawca będzie mógł wezwać pracownika do ich usunięcia, odwołać go z pracy zdalnej, a nawet rozwiązać umowę o pracę. To ostatnie będzie mogło nastąpić, gdy stwierdzone zostanie istotne naruszenie podstawowych obowiązków pracowniczych podczas wykonywania pracy.

Dotyczyć to może, przykładowo, naruszenia zasad i warunków pracy, ochrony danych osobowych, materiałów i narzędzi pracy, bądź informacji poufnych przekazywanych pracownikowi albo innych warunków wykonywania pracy zdalnej. W grę wchodzą także naruszenia analogiczne, jak przy pracy stacjonarnej, np. spożywanie alkoholu w miejscu pracy, niestosowanie się do poleceń pracodawcy, itp.

Nadgodziny a praca zdalna

Praca zdalna jest jednym z trybów pracy nie zaś odrębnym typem umowy o pracę, stosuje się zatem do niej odpowiednio ogólne zasady o czasie pracy. Pracownik zobowiązany jest do potwierdzenia obecności w pracy we wskazany przez pracodawcę sposób. Jeżeli praca wykonywana będzie ponad obowiązujący pracownika wymiar godzin pracy i nie zostanie zrekompensowana, w okresie rozliczeniowym, czasem wolnym, powstaną nadgodziny.

Sam zatem fakt wykonywania pracy zdalnej, nie wyklucza możliwości powstania nadgodzin. Tak samo bowiem, jak przy pracy stacjonarnej, także pracę zdalną należy wykonywać w godzinach pracy pracownika, jest to jeden z podstawowych warunków wykonywania pracy zdalnej.

BHP w pracy zdalnej

Specyfika tego trybu pracy sprawia, że kwestia przestrzegania zasad BHP została rozwiązana w tym przypadku nieco inaczej, aniżeli w przypadku pracy w dotychczasowym miejscu. Obowiązki w tym zakresie zostały podzielone pomiędzy pracownika i pracodawcę. To oba te podmioty odpowiadają za organizację pracy. Zasady wykonywania pracy zdalnej wiążą się zatem wprost z odpowiedzialnością za przestrzeganie zasad BHP.

Pierwszym z nich jest obowiązek pracownika poddania się wstępnym badaniom lekarskim pod kątem pracy zdalnej. Pracownik składa również oświadczenie, że posiada warunki lokalowe i techniczne do wykonywania pracy zdalnej, brak takiego oświadczenia uniemożliwia skierowanie pracownika do pracy zdalnej.

Na podstawie wyników badania lekarskiego oraz oświadczenia pracownika, a także mając na uwadze rodzaj pracy wykonywanej i przekazane pracownikowi narzędzia i materiały, pracodawca opracowuje stosowne instrukcje i wytyczne. Pracodawca odpowiada zatem za wykonanie oceny ryzyka i informacji stanowiskowe. Jest on także zobowiązany wskazać pracownikowi ryzyka związane z wykonywaniem pracy zdalnej, w tym dla jego zdrowia fizycznego i psychicznego, a także przekazać mu zrozumiałą instrukcję dotyczącą sposobu potwierdzania obecności w pracy, komunikacji z pracodawcą oraz obsługi sprzętu niezbędnego do wykonywania pracy.

Pracodawca dostarcza również pracownikowi materiały i narzędzia pracy niezbędne do wykonywania powierzonych mu zadań, a także zapewnia ich instalację, serwis, przeglądy oraz konserwację i pomoc techniczną. Finalnie pracodawca przeprowadza szkolenie BHP pracownika z uwzględnieniem specyfiki pracy zdalnej oraz konieczności zapewnienia ergonomicznego stanowiska pracy.

Pracownik z kolei odpowiedzialny jest za samodzielną organizację stanowiska w miejscu wykonywania pracy zdalnej, uwzględniając wymagania ergonomii. Ponadto ma on obowiązek zapoznania się z przygotowaną przez pracodawcę oceną ryzyka zawodowego oraz informacją zawierającą zasady BHP wykonywania pracy zdalnej i zobowiązanie się do higienicznego wykonywania pracy zdalnej, ochrony danych osobowych i właściwego korzystania z narzędzi pracy.

FAQ – najczęściej zadawane przez naszych Klientów pytania o pracę zdalną

Czy na pracy zdalnej można wyjść z domu?

Podczas pracy zdalnej pracownika obowiązują te same obowiązki, co przy pracy stacjonarnej. Jednym z nich jest obowiązek potwierdzania obecności w pracy oraz czasu pracy. W czasie pracy pracownik nie powinien zatem opuszczać miejsca pracy, poza sytuacjami nagłymi (np. zdarzenie losowe, wypadek przy pracy).

Pracownik będący na pracy zdalnej może wszakże korzystać z przerw w pracy, a także z zasad usprawiedliwiania nieobecności i dni/godzin wolnych od pracy na takich samych zasadach, jak pracownicy wykonujący pracę w zakładzie pracy. Wykonywanie pracy zdalnej musi być zatem faktycznie, a nie jedynie pozorne. Samowolne opuszczenie miejsca pracy może zostać uznane za zaprzestanie wykonywania pracy zdalnej ze wszystkimi tego konsekwencjami, w tym zakończeniu wykonywania pracy zdalnej i powrót do poprzednich warunków wykonywania pracy.

Czy każda firma musi mieć regulamin pracy zdalnej?

Regulamin pracy zdalnej nie jest dokumentem każdorazowo obligatoryjnym. Jest to jeden z dokumentów pozwalających na wprowadzenie tego typu pracy. Pracodawca może jednakże skorzystać z innej metody, np. zawierając z pracownikami stosowne porozumienia, czy też wprowadzenie jej poprzez polecenie pracodawcy.

Jeżeli regulamin został wprowadzony, pracownik powinien potwierdzać zapoznanie się z nim przy zawieraniu umowy o pracę. Regulamin powinien określać zasady wykonywania ww. pracy, zasady przydziału materiałów i narzędzi pracy, ponoszone przez pracodawcę koszty energii elektrycznej, itp.

Jak potwierdzać obecność w pracy zdalnej?

Sposób potwierdzania obecności w pracy powinien zostać opisany w dokumencie wprowadzającym pracę zdalną. Pracodawca ma tu zatem znaczną swobodę. Praktyka pokazuje, że najczęściej odbywa się to przy pomocy urządzeń technicznych albo aplikacji i programów komputerowych. Niekiedy za pomocą telefonu albo innych narzędzi pracy dostarczonych przez pracodawcę. Potwierdzanie obecności i gotowości do pracy jest szczególnie istotne w tym przypadku, bowiem niedokonanie tego może być traktowane jak faktyczne zaprzestanie wykonywania pracy zdalnej.

Jakie dokumenty do pracy zdalnej?

Podstawowym dokumentem będzie ten, za pomocą którego pracownik kierowany jest do pracy zdalnej. Może to być umowa o pracę albo aneks do niej zawarty w trakcie zatrudnienia, bądź odrębne porozumienie, czy też polecenie pracodawcy. Pracodawca może także wydać polecenie pracy zdalnej, zawrzeć porozumienie z zakładową organizacją związkową albo przedstawicielami pracowników, bądź wprowadzić stosowny regulamin. Może on zostać opracowany w postaci papierowej lub elektronicznej.

Dodatkowo pracodawca powinien ustalić zasady ochrony informacji, w tym w szczególności procedur ochrony danych osobowych wykorzystywanych przez pracownika w czasie pracy zdalnej. Kolejne dokumenty, jakie powinien sporządzić pracodawca to ocena ryzyka pracy oraz informacja stanowiskowa, a także instrukcja bezpiecznych i higienicznych warunków pracy dla pracownika. Temu ostatniemu należy również wręczyć instrukcje obsługi narzędzi pracy przekazywanych przez pracodawcę.