Nieraz w mojej praktyce zajmuję się sprawami z zakresu szeroko pojętej egzekucji należności. Przy tej okazji często zdarzało się, że klienci pytali mnie, czy wolno im nagrywać rozmowy z windykatorem, czy dłużnikiem. Uważam, że jest to pytanie warte zastanowienia i udzielenia odpowiedzi.
Nagrywanie rozmów z dłużnikiem budzi, co zrozumiałe, wiele kontrowersji – zarówno natury prawnej, jak i etycznej. W praktyce windykacji należności, możliwość dokumentowania rozmów jest nieoceniona. Czy jednak nagranie jako zabezpieczenie roszczeń finansowych jest zgodne z prawem? Czy taka forma dokumentowania ustaleń może mieć wartość dowodową w procesie sądowym? Zapraszam do zapoznania się z dzisiejszym wpisem.
Czy nagrywanie rozmów z dłużnikiem jest legalne?
Zgodnie z obowiązującym w Polsce prawem, nagrywanie rozmów z dłużnikiem przez jedną ze stron tej rozmowy (np. wierzyciela) jest co do zasady legalne, o ile sam uczestniczy on w takiej rozmowie. Taka praktyka nie narusza przepisów prawa, w szczególności art. 267 § 1 Kodeksu karnego, który penalizuje uzyskiwanie informacji przez osoby nieuprawnione i wprost wskazuje, że kto bez uprawnienia uzyskuje dostęp do informacji dla niego nieprzeznaczonej, otwierając zamknięte pismo, podłączając się do sieci telekomunikacyjnej, informatycznej lub innego urządzenia, albo w inny sposób przełamując lub omijając zabezpieczenie, podlega karze pozbawienia wolności do lat 2.
Konkludując, na gruncie KK legalność nagrywania rozmów istnieje, o ile osoba nagrywająca sama bierze udział w rozmowie. Inaczej wygląda sytuacja, gdy nagranie jest dokonywane potajemnie przez osobę trzecią – wówczas może dojść do wypełnienia znamion przestępstwa.
Jakie korzyści daje nagrywanie rozmów z dłużnikiem?
Największą zaletą jest dokumentowanie ustaleń, szczególnie tych dotyczących ustnych ustaleń spłaty. Dzięki nagraniom można:
- utrwalić termin i warunki spłaty zobowiązania;
- wykazać, że dłużnik przyznał się do długu;
- udowodnić, że doszło do prób negocjacji z dłużnikiem;
- chronić się przed bezpodstawnymi oskarżeniami.
W kontekście ściągania długów, nagranie może być pomocne zarówno w postępowaniu egzekucyjnym, jak i sądowym.
Czy nagranie rozmowy z dłużnikiem może być dowodem w sądzie?
Jak najbardziej, polskie sądy dopuszczają dowód w postępowaniu sądowym w postaci nagrań audio, nawet jeśli druga strona nie była świadoma nagrywania – o ile nagrywający brał udział w rozmowie. Sąd ocenia wówczas wartość dowodową nagrania oraz jego autentyczność. W praktyce procesowej nieraz zdarza się, że dowodem w sprawie są tego rodzaju nagrania – nie tylko w sprawach o zapłatę, ale chociażby również w sprawach rozwodowych.
Czy trzeba informować dłużnika o nagrywaniu rozmowy?
Z punktu widzenia prawa karnego – nie mamy obowiązku informowania o nagrywaniu rozmowy, jeśli samemu w niej uczestniczymy. Natomiast w świetle przepisów o ochronie danych osobowych (RODO), sytuacja jest bardziej złożona.
Art. 2 ust. 2 RODO stanowi, że rozporządzenie nie ma zastosowania do przetwarzania danych osobowych przez osobę fizyczną w ramach czynności o czysto osobistym lub domowym charakterze. W kontekście windykacji należności dokonywanej przez przedsiębiorcę, należy już spełniać wymogi RODO.
Dlatego w relacjach B2C bezpieczniej jest poinformować dłużnika o nagrywaniu – dla zgodności z zasadą przejrzystości, tak istotną na gruncie rozporządzenia RODO.
Jakie konsekwencje prawne grożą za nielegalne nagrywanie rozmów?
Czy jednak grożą nam jakieś reperkusje za nagrywanie? Nagrywanie dłużnika konsekwencje prawne może mieć tylko wtedy, gdy osoba nagrywająca:
- nie uczestniczyła w rozmowie (np. podsłuch);
- w sposób nieuprawniony przechwyciła komunikację (np. zhakowała telefon);
- nie spełniła obowiązków informacyjnych wynikających z RODO, jeśli działała jako administrator danych.
Wówczas można mówić o naruszeniu prawa do prywatności, a nawet o przestępstwie z art. 267 k.k. W tym drugim przypadku musimy liczyć się z poważnymi konsekwencjami. Możliwe jest wszczęcie postępowania przygotowawczego, a w jego konsekwencji sporządzenie aktu oskarżenia i skierowanie sprawy do sądu karnego.
Czy dłużnik może nie zgodzić się na nagrywanie rozmowy?
Zgoda na nagrywanie nie jest wymagana, jeśli nagrywający uczestniczy w rozmowie. Dłużnik może odmówić, ale taka odmowa nie zawsze ma skutki prawne – wszystko zależy od kontekstu. W relacjach między przedsiębiorcą a konsumentem lepiej jednak uszanować brak zgody i poszukać innego sposobu dokumentowania rozmów (np. potwierdzenia e-mailowego).
Czy windykator może nagrywać rozmowy z dłużnikiem?
Sytuacja w tym zakresie jest podobna, jak przy nagrywaniu rozmowy przez dłużnika z tym zastrzeżeniem, że profesjonalna windykacja należności musi uwzględniać nie tylko legalność nagrywania dłużnika, ale też obowiązki wynikające z RODO – zwłaszcza informacyjne. Firmy windykacyjne powinny więc dysponować odpowiednią klauzulą informacyjną oraz stosować adekwatne środki bezpieczeństwa.
Jak prawidłowo zabezpieczyć nagrania rozmów z dłużnikiem?
Niezależnie od legalności nagrania, warto pamiętać o tym, że powinno ono zostać należycie zabezpieczone. Nagrania należy przechowywać na nośnikach zabezpieczonych hasłem, najlepiej w formie zaszyfrowanej. Przechowywanie danych w chmurze powinno odbywać się zgodnie z zasadami RODO a nagrywanie rozmów, tj. z wyborem dostawców spełniających wymogi bezpieczeństwa.
Co zrobić, gdy dłużnik nie zgadza się na nagrywanie?
W takim przypadku warto:
- Przejść na pisemną formę komunikacji (e-mail, list),
- Podsumowywać rozmowy na piśmie z prośbą o potwierdzenie treści,
- Skorzystać z usług profesjonalnego mediatora lub kancelarii.
Jakie przepisy regulują nagrywanie rozmów z dłużnikiem?
Ciężko jest wymienić jeden, enumeratywny katalog tego rodzaju przepisów. Najważniejsze przepisy to:
- art. 267 Kodeksu karnego – zakaz nielegalnego pozyskiwania informacji,
- RODO (Rozporządzenie 2016/679) – ochrona danych osobowych,
- Kodeks cywilny i kodeks postępowania cywilnego – regulacje dot. dowodów w sądzie,
- Prawo telekomunikacyjne – w kontekście przechwytywania komunikacji.
