Pandemia Covid-19 wymusiła na pracodawcach i pracownikach konieczność organizacyjnego dostosowania do zmieniających się realiów. Wiele przedsiębiorstw nie było na to przygotowanych. Celem kontynuowania działalności umożliwiono pracownikom świadczenie pracy zdalnej, która to jednak wiąże się z trudnym do uregulowania czasem pracy. Czy w tej sytuacji relacja – nadgodziny a praca zdalna – jest możliwa?
Praca zdalna w przepisach prawa
Kodeks pracy nie wprowadza pojęcia pracy zdalnej, reguluje jednak pojęcie tzw. Telepracy. To, co odróżnia telepracę od pracy zdalnej to stałe świadczenie pracy poza biurem. Praca zdalna z kolei ma charakter okazjonalny, co oznacza, że pracownik normalnie świadczy pracę na terenie zakładu pracy, a wyjątkowo – z określonych powodów – pracownik pracuje poza jednostką organizacyjną. To co łączy obie formy świadczenia pracy to przekazywanie efektów pracy w formie cyfrowej lub elektronicznej. Tym samym, wobec braku uregulowań zasad pracy zdalnej, należy przyjąć że obowiązują ogólne przepisy Kodeksu pracy.
Czas pracy – nadgodziny a praca zdalna
Zgodnie z obowiązującymi regulacjami, tydzień pracy pracownika to 40 roboczogodzin. Wraz z nadgodzinami nie może przekraczać 48 godzin. Pracodawca powinien zapewnić także pracownikowi przynajmniej 11 godzin nieprzerwanego odpoczynku w ciągu doby i 35 godzin w tygodniu. W wyjątkowych sytuacjach, gdy w firmie potrzebne jest szczególne zaangażowanie (lub prowadzona jest akcja ratownicza), pracodawca został wyposażony w możliwość przedłużenia czasu pracy pracownika. Liczba godzin nie może być wyższa niż 150 w roku.
Nadgodziny to praca wykonywana ponad obowiązujące normy czasu pracy oraz praca ponad przedłużony dobowy wymiar pracy. Jeżeli czas pracy jest ruchomy, a pracownik sam podejmuje decyzję o czasie rozpoczęcia pracy, praca ponad wymiar w tej samej dobie nie jest utożsamiana z nadgodzinami.
Umożliwienie pracownikom świadczenia pracy zdalnej doprowadziło do powstania problemu, w jaki sposób należy rozliczać pracowników z godzin pracy. Najpopularniejszym sposobem jest przyjęcie metody rozliczania efektów zleconej pracy. Jest to prosty sposób na weryfikację czy pracownik wykonał zadanie. Należy podkreślić, że w razie sporu, pracodawca musi wykazać, że pracownik mógł wykonać powierzone zadanie w czasie do tego przeznaczonym. Innym sposobem ewidencji czasu pracy pracowników świadczących pracę w formie pracy zdalnej jest monitorowanie aktywności użytkowników na komputerze lub instalowanie liczników czasu pracy na komputerach i telefonach. Metody te, z uwagi na dość wysokie koszty, cieszą się jednak mniejszą popularnością.
Celem ułatwienia porozumienia między stronami, już na samym początku pracodawca powinien jasno sprecyzować kwestię potencjalnych nadgodzin. Może poprosić pracownika o niewykonywanie żadnych zadań powyżej czasu pracy lub i obowiązku informowania o potrzebie wydłużenia pracy. Warto zawczasu zastrzec, że wykonanie pracy w godzinach nadliczbowych jest dopuszczalne tylko po uprzedniej zgodzie od pracodawcy / przełożonego.
Nadgodziny – spór w firmie?
Kodeks pracy reguluje kwestię ruchomego czasu pracy, umożliwiającego rozpoczynanie pracy w różnych godzinach ustalonych w regulaminie pracy lub obwieszczeniu. Świadczenie pracy w ruchomym czasie pracy nie jest jednoznaczne z świadczeniem pracy w formie zdalnej. Co niestety stanowi częsty błąd pracodawców.
Praca w domu uniemożliwia pracodawcy w znacznym stopniu kontrolę nad faktycznym czasem pracy pracownika. Często jest wręcz niemożliwa. W przypadku powstania konfliktu dotyczącego liczby faktycznie przepracowanych godzin, zarówno pracownik jak i pracodawca powinien oprzeć swoje słowa na konkretnych dowodach. W skrajnie trudnych sytuacjach, gdy strony nie mogą się porozumieć, pracownik może nagrywać w formie wideo swoją pracę w domu. Może również przedstawić inne dowody, świadczące na swoją korzyść.
Udokumentowanie świadczenia pracy w godzinach nadliczbowych wiąże się z konkretnym zyskiem. Co do zasady, jest to dodatek w wysokości 50%. Jeżeli pracownik pracuje w nocy, święta, niedzielę lub dni z nadgodzinami obejmują jego dni wolne od pracy, to dodatek podwaja się i wynosi 100% stawki.
Warto pamiętać, że jeżeli pracodawca nie ma możliwości przeprowadzenia dokładnej kontroli czasu pracy pracownika w trybie home office, może przejść z nim na zadaniowy system czasu pracy. Wtedy istnieje możliwość rozliczenia się z pracownikiem za wykonywanie konkretnych czynności.
Podsumowanie
Podsumowując, należy zaznaczyć, iż bardzo potrzebne jest w polskich uregulowaniach prawnych wprowadzenie możliwości świadczenia pracy w formie zdalnej. Tendencje wskazują, że ta forma zatrudnienia będzie coraz bardziej popularna. Przynosi bowiem korzyści zarówno dla pracodawcy jak i pracownika. Aby praca była efektywna, potrzebne jest określenie jasnych zasad współpracy. Konieczna jest analiza problemu nadgodzin w pracy zdalnej i wypracowanie rozsądnych rozwiązań.
