Kiedy pracodawca może obserwować pracownika przez kamery?
Monitoring w pracy jest zagadnieniem, na które nadal wiele osób spogląda podejrzliwie. Bo przecież, skoro pracodawca instaluje kamery, to zapewne sam jest podejrzliwy względem pracowników. Nic bardziej mylnego. Monitoring wizyjny ma bowiem szereg istotnych zadań do spełnienia w miejscu pracy. Co więcej, pracodawca może wprowadzić monitoring w pracy tylko dla realizacji określonych celów. Są nimi potrzeba zapewnienia bezpieczeństwa pracowników lub ochrony mienia lub kontroli produkcji lub zachowania w tajemnicy informacji, których ujawnienie mogłoby narazić pracodawcę na szkodę. Jeżeli spełniona jest przynajmniej jedna ze ww. przesłanek, monitoring w pracy może zostać wprowadzony.
Gdzie nie wolno instalować monitoringu
Kodeks pracy precyzyjnie określa miejsca, w których monitoring wizyjny nie może zostać zainstalowany. Są to przede wszystkim pomieszczenia sanitarne (toalety, WC), szatnie, stołówki oraz palarnie. Niemniej, pod pewnymi warunkami, monitoring może zostać zainstalowany w tego typu pomieszczeniach. Monitorowanie pracowników w szatniach, stołówkach i palarniach będzie dopuszczalne, gdy jest to niezbędne do zapewnienia bezpieczeństwa oraz realizacji wskazanych w poprzednim punkcie celów monitorowania oraz dodatkowo nie naruszy to godności oraz innych dóbr osobistych pracownika. Pracodawca może osiągnąć to w szczególności poprzez zastosowanie technik uniemożliwiających rozpoznanie przebywających w tych pomieszczeniach osób.
Dodatkowy warunek monitorowania przewidziano, gdy pracodawca zamierza korzystać z tego typu urządzeń w pomieszczeniach sanitarnych. Prócz ww. warunków, musi się na to zgodzić zakładowa organizacja związkowa, a jeżeli u pracodawcy nie działa zakładowa organizacja związkowa – uprzedniej zgody przedstawicieli pracowników wybranych w trybie przyjętym u danego pracodawcy.
Bezwzględny zakaz monitoringu dotyczy natomiast pomieszczeń udostępnianych zakładowej organizacji związkowej. W tego typu lokalach nie jest możliwe zainstalowanie kamer pod jakimikolwiek warunkami.
Regulamin monitoringu – procedura wprowadzająca kamery w zakładzie pracy
Monitoring w pracy może zostać wprowadzony przez pracodawcę tylko w oparciu o określone procedury wynikające z kodeksu pracy. I tak, określenie celów, zakresu oraz sposobu zastosowania monitoringu ustala pracodawca w układzie zbiorowym pracy lub w regulaminie pracy albo w obwieszczeniu. Ten ostatni tryb stosuje się, jeżeli pracodawca nie jest objęty układem zbiorowym pracy lub nie jest zobowiązany do ustalenia regulaminu pracy. Regulamin oraz pozostałe akty prawa pracy określają nie tylko obszar i cele monitoringu w miejscu pracy, ale także okres przechowywania zapisów z kamer. Ten ostatni nie może być wszakże dłuższy aniżeli trzy miesiące.
Uchwalenie regulaminu, zmiana układu zbiorowego pracy albo podanie do wiadomości pracowników stosownego obwieszczenia, to tylko pierwszy z warunków legalnego wprowadzenia kamer w zakładzie pracy. Wprowadzenie monitoringu powinno poprzedzać:
- stosowne oznaczenie monitorowanego obszaru lub pomieszczeń za pomocą odpowiednich znaków, np. poprzez umieszczenie piktogramu kamery albo innego równoznacznego symbolu monitoringu wizyjnego, nie później niż jeden dzień przed uruchomieniem monitoringu. Zamiast znaków można stosować także szereg ogłoszeń dźwiękowych informujących o monitoringu na terenie zakładu pracy,
- opracowanie klauzuli informacyjnej zawierającej informacje o roli administratora danych osobowych, celach i podstawach przetwarzania (monitorowania), okresach retencji danych, podstawowych prawach osób, których dane dotyczą, itp.
- poinformowanie pracowników o wprowadzeniu monitoringu, w sposób przyjęty u danego pracodawcy, nie później niż 2 tygodnie przed jego uruchomieniem,
- w odniesieniu do nowych pracowników, pracodawca przed dopuszczeniem ich do pracy przekazuje im na piśmie informacje o celach, zakresie oraz sposobie zastosowania monitoringu.
Niezależnie od ww. szczególnych obowiązków pracodawcy związanych z wprowadzeniem monitoringu, pracodawca zobligowany jest do ochrony danych osobowych pracowników. Przykładowo monitoring w pracy nie może naruszać tajemnicy korespondencji albo naruszać obowiązku zachowania tajemnicy informacji. A także dóbr osobistych pracowników, takich jak chociażby godność osobista i prawo do prywatności.
Informowanie o monitoringu w zakładzie pracy
Jak już była o tym mowa wyżej, pracodawca ma obowiązek informacyjny określony nie tylko przepisami kodeksu pracy ale także RODO. Pracodawca powinien zatem:
- zapewnić dostępność klauzuli informacyjnej RODO, np. umieszczając ją w widocznym miejscu w monitorowanym pomieszczeniu,
- uprzedzić pracowników o wprowadzeniu monitoringu na co najmniej 2 tygodnie przed jego uruchomieniem,
- oznaczyć obszar monitoringu w miejscu pracy.
Rodzaje monitoringu w pracy
W kodeksie pracy uregulowano nie tylko zasady monitoringu wizyjnego, ale także szereg innych form monitoringu pracowników. Należą do nich przede wszystkim monitoring poczty elektronicznej, a także inne sposoby monitorowania pracy umożliwiającej pełne wykorzystanie czasu pracy. Można to osiągnąć np. poprzez monitorowanie czasu i sposoby używania komputerów służbowych lub innego sprzętu przekazanego pracownikom za pomocą środków technicznych umożliwiających rejestrację faktycznego czasu pracy.
Innym przykładem monitoringu w pracy będzie monitorowanie pozycji GPS pracownika lub powierzonego mu sprzętu, w tym w szczególności pojazdów mechanicznych. Przepisy regulujące monitoring pracowników skupiają się co prawa na obszarze zakładu pracy lub terenem wokół tego zakładu. Niemniej geolokalizacja stanowi także monitoring pracownika.
Pamiętać wszakże należy, że także ta forma monitoringu wiąże się z koniecznością ochrony danych osobowych pracowników. A jej podstawowym celem jest konieczność ochrony mienia poza terenem zakładu pracy oraz prawidłowość wykonywania obowiązków służbowych przez pracowników.
Kontrola pracowników przy wyjściu z pracy
Jedną z form monitoringu może być również kontrola pracowników przy wejściu i wyjściu z pracy. Jednakże jest to szczególna forma monitoringu, która możliwa jest do wprowadzenia tylko w określonych przypadkach, tj. gdy jest to niezbędne do zapewnienia organizacji pracy umożliwiającej pełne wykorzystanie czasu pracy oraz właściwego użytkowania udostępnionych pracownikowi narzędzi pracy, ochrony mienia pracodawcy, zapobieganie sytuacją, które mogą narazić pracodawcę na szkodę. Ma to też zapobiegać zachowaniu tajemnicy informacji, których ujawnienie może narazić pracodawcę na szkody.
Nagranie z monitoringu jako dowód w sprawie
Kodeks pracy wprost przewiduje, że nagrania obrazu stanowią dowód w postępowaniu prowadzonym nie tylko przez pracodawcę, ale także organy ścigania, bądź sądy. Kamery zapewniają szczególny nadzór nad terenem zakładu. Jeżeli zatem pracodawca powziął wiadomość o naruszeniu przepisów prawa pracy, przestępstwie, bądź innym niepożądanym zachowaniu pracowników, powinien udostępnić rejestrację obrazu odpowiednim służbom. Co ważne, w przypadku, w którym nagrania obrazu stanowią dowód w postępowaniu prowadzonym na podstawie prawa lub pracodawca powziął wiadomość, iż mogą one stanowić dowód w takim postępowaniu, termin przechowywania zapisów z monitoringu ulega przedłużeniu do czasu prawomocnego zakończenia postępowania.
To samo rzecz jasna dotyczy także dowodów pozyskanych podczas monitoringu poczty elektronicznej, a także stosowania innych form rejestracji w postaci środków technicznych umożliwiających zdalne nadzorowanie pracowników.
FAQ – najczęściej zadawane przez naszych Klientów pytania o kamery w pracy
Kto może przeglądać monitoring
Dostęp do nagrań z monitoringu posiada pracodawca oraz upoważniona przez niego osoba. Upoważnienie takie musi zawierać również dostęp do danych osobowych pracowników w postaci ich wizerunku, względnie również inne dane, gdy monitoring ma dodatkowe formy. Ponadto, jeżeli nagrania z monitoringu stanowią dowód w sprawie, dostęp do nich będą miały odpowiednie organy państwowe do czasu prawomocnego zakończenia postępowania.
Czy pracodawca może założyć kamery bez zgody pracownika?
Tak, kodeks pracy nie wymaga zgody każdego z pracowników na montaż monitoringu wizyjnego, a nawet uruchomienie monitoringu poczty elektronicznej. Pracodawca ma jedynie wprowadzić odpowiednie postanowienia w układzie zbiorowym pracy, regulaminie monitoringu albo obwieszczeniu, a także w opisany wyżej sposób powiadomić pracowników o wprowadzeniu monitorowania w miejscu pracy. Pracodawca może zatem wprowadzić szczególny nadzór nad terenem zakładu oraz terenem wokół zakładu pracy, w postaci monitoringu wizyjnego, nie dysponując indywidualnymi zgodami pracowników.
Czy można nagrywać pracownika bez jego wiedzy?
Monitoring wymaga uprzedniego poinformowania pracowników o jego wprowadzeniu oraz oznaczenia obszarów monitorowanych. Każdy nowy pracownik musi zostać dodatkowo poinformowany o celach i sposobach monitorowania w pracy. Pracodawca informuje pracowników o nagrywaniu albo innych formach monitorowania pracy. Stosowanie środków technicznych umożliwiających rejestrację obrazu bez wiedzy pracownika jest zatem niemożliwe.
Czy kamery w pracy mogą nagrywać dźwięk?
Jeżeli jest to niezbędne do zapewnienia organizacji pracy umożliwiającej pełne wykorzystanie czasu pracy oraz właściwego użytkowania udostępnionych pracownikowi narzędzi pracy, pracodawca może wprowadzić także inne formy monitoringu aniżeli monitoring wizyjny. W tych szczególnych przypadkach możliwe jest zatem również nagrywanie dźwięku. Dotyczy to jednak wyjątkowych przypadków, takich jak konieczność kontroli produkcji lub zachowania pracowników, czy też przemawia za tym szczególny nadzór nad terenem pracy, bądź chęć zapewnienia organizacji pracy umożliwiającej pełne wykorzystanie potencjału pracowników.
