W polskim porządku prawnym obecnie brak definicji ustawowej pojęcia ?sygnalisty?, a także aktu prawnego, który regulowałby tę materię prawną. Słowo to jest tłumaczeniem z języka angielskiego terminu ?whistleblowing?, co oznacza dosłownie ?dmuchanie w gwizdek?, ?gwizdanie?. W prawniczym ujęciu chodzi o przekazywanie przez sygnalistę w dobrej woli informacji o nieprawidłowościach. Natomiast polskim odpowiednikiem zwrotu sygnalista mógłby być ?demaskator?, jednak pojęcie to nie jest powszechnie używane.
Dla stworzenia wspólnych ram ochrony sygnalistów w Unii Europejskiej wypracowano dyrektywę w sprawie ochrony osób zgłaszających przypadki naruszenia prawa Unii. Akt ten zawiera rozstrzygnięcia w najważniejszych kwestiach dotyczących modelu dokonywania zgłoszeń i ochrony sygnalistów. Wymaga ona jednak inkorporacji do porządków prawnych poszczególnych państwa członkowskich. [1]
Dyrektywa Parlamentu Europejskiego i Rady (EU) – sygnaliści
26 listopada 2019 r. została opublikowana Dyrektywa Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2019/1937 z dnia 23 października 2019 r. w sprawie ochrony osób zgłaszających naruszenia prawa Unii (dalej Dyrektywa), która wymaga od państw członkowskich Unii Europejskiej wdrożenia systemowej ochrony osób informujących o naruszeniach prawa (tzw. sygnaliści). Implementacja wymogów dyrektywy m.in. do polskiego porządku prawnego ma nastąpić najpóźniej do 17 grudnia 2021 r. W tym terminie m.in. wszystkie podmioty prawne sektora publicznego (dyrektywa umożliwia państwom członkowskim zwolnienie z tego obowiązku gminy liczące mniej niż 10 000 mieszkańców lub zatrudniające mniej niż 50 pracowników) oraz prywatne podmioty prawne zatrudniające powyżej 250 osób objęte zostaną szeregiem obowiązków, do których przestrzegania będą obowiązane pod groźbą sankcji. Od 2023 r. obowiązki związane z zapewnieniem kanałów wewnętrznych zgłoszeń oraz ochroną osoby dokonującej zgłoszenia obejmą wszystkie podmioty zatrudniające co najmniej 50 pracowników. Niezależnie już czy będzie to sfera publiczna czy prywatna.
Podział sygnalistów
Sygnalistów możemy podzielić na wewnętrznych, którymi będą pracownicy jak i zewnętrznych. Do katalogi zewnętrznych sygnalistów zaliczać będziemy byłych pracowników, osoby rekrutowane, udziałowców, akcjonariuszy, wolontariusze i stażyści, wykonawcy, podwykonawcy, dostawcy. Objęcie tych osób ochroną motywowane jest faktem, iż często posiadają one informacje mające kluczową rolę w ujawnieniu naruszeń prawa i znajdują się w takiej sytuacji, że możliwe będzie stosowanie wobec nich działań odwetowych.
Tryby przekazywania informacji – sygnalista
Dyrektywa przewiduje trzy niezależne od siebie tryby przekazywania przez sygnalistów informacji na temat naruszeń. Wewnątrz organizacji, zewnętrzne (do właściwych organów państwowych) oraz podanie do wiadomości publicznej. Brak jest wymogu dokonywania zgłoszeń najpierw wewnątrz organizacji. Jednak dyrektywa kładzie szczególny nacisk na korzystanie z tego kanału w pierwszej kolejności, co powinno być zasadą. W dyrektywie jest postulat zachęcania sygnalistów przez państwa członkowskie do wykorzystywania kanałów wewnętrznych przed dokonaniem zgłoszenia zewnętrznego. W przypadku gdy naruszeniu można skutecznie zaradzić wewnątrz organizacji, a osoba dokonująca zgłoszenia uważa , że nie jest zagrożona odwetem. Kluczowym elementem jest bezpieczeństwo przyjmowania zgłoszeń. Zapewniające poufność tożsamości sygnalisty i każdej strony trzeciej wymienionej w zgłoszeniu oraz uniemożliwiające uzyskanie dostępu nieupoważnionym członkom personelu. A także bezstronność jednostki przyjmującej i opracowującej zgłoszenia.
Dokonywanie zgłoszeń powinno być możliwe na piśmie lub ustnie, za pośrednictwem linii telefonicznej lub w formie bezpośredniego kontaktu. Na przykład poczta tradycyjna, infolinia, skrzynka mailowa, aplikacja webowa, rozmowa. Przyjęcie zgłoszenia powinno zostać potwierdzone w terminie nieprzekraczającym 7 dni od jego otrzymania. Przekazanie informacji zwrotnej na temat działań następczych musi nastąpić w terminie nie później niż w ciągu 3 miesięcy. Licząc od potwierdzenia otrzymania zgłoszenia.
Sygnalista – tożsamość
Jednym z zasadniczych elementów dyrektywy jest ochrona tożsamości sygnalisty. Należy zapewnić, aby tożsamość osoby dokonującej zgłoszenia nie została ujawniona, bez wyraźnej zgody tej osoby, żadnej osobie poza upoważnionym członkiem personelu właściwym do przyjmowania zgłoszeń i podejmowania działań następczych. Zastosowanie to ma również do wszystkich pozostałych informacji, na podstawie których można bezpośrednio lub pośrednio zidentyfikować tożsamość tej osoby.
Osobom dokonującym zgłoszenia należy zapewnić ochronę przed wszelkimi formami odwetu, zarówno bezpośredniego, jak i pośredniego. Ochrona powinna być nie tylko wobec samej osoby dokonującej zgłoszenia. Ale także wobec podmiotu prawnego, który stanowi własność osoby dokonującej zgłoszenia, dla którego taka osoba pracuje. Dyrektywa zawiera szeroki katalog zakazanych działań odwetowych, który jednak nie ma charakteru enumeratywnego. Zalicza się do nich zakaz stosowania działań odwetowych w formach: zawieszenia, przymusowego urlopu bezpłatnego, zwolnienia, degradacji lub wstrzymania awansu, zmiany miejsca pracy, obniżenia wynagrodzenia, mobbingu. Ważnym elementem w systemie ochrony jest zapewnienie przez państwa członkowskie skutecznych, proporcjonalnych i odstraszających kar wobec osób fizycznych lub prawnych, które utrudniają lub próbują utrudniać dokonywanie zgłoszeń, podejmują działania odwetowe lub wszczynają uciążliwe postępowania przeciwko sygnalistom. A także dopuszczają się naruszeń obowiązku zachowania poufności tożsamości sygnalisty.
Podsumowanie
Wprowadzenie w organizacji kanałów whistleblowingowych, nazywanych także systemami informowania o nieprawidłowościach (SIN), zapewnienie ich skutecznego funkcjonowania, stanowią prawdziwe wyzwanie. Chodzi przede wszystkim o budowanie kultury organizacyjnej, w której dokonywanie zgłoszenia nie będzie podlegać stygmatyzacji. Nadal obecne są negatywne stereotypy odnośnie osoby sygnalisty, określanej mianem kapusia, donosiciela. Wyznawaniem dla compliance oficera będzie propagowanie postawy odpowiedniego i świadomego korzystania z mechanizmów zgłaszania nieprawidłowości. Ważny jest również przekaz, jakie rodzaje spraw podlegać powinny zgłoszeniu. Chodzi o wyeliminowanie sytuacji, w których kanały whistleblowingowe wykorzystywane będą do adresowania zapytań leżących we właściwości innych jednostek organizacyjnych. Jest to bardzo istotne ze względu na wymóg rejestrowania zgłoszeń, ich opracowywania oraz udzielania informacji zwrotnej. W sytuacji kiedy będzie się pojawiać duża liczba zgłoszeń dotyczących zagadnień mających niewielką wagę, będzie stanowić obciążenie dla jednostki obsługującej SIN. [2]
W dzisiejszym wpisie dowiedzieliście się kim jest sygnalista, a w następnych wpisach będziemy poruszać kolejne tematy związane z whistleblowingiem.
[1] B. Makowicz, B.Jagura, Systemy zarządzania zgodnością Compliance w praktyce, Warszawa 2020 s. 219.
[2] B. Makowicz, B.Jagura, Systemy zarządzania zgodnością Compliance w praktyce, Warszawa 2020 s. 209.
Przeczytaj także:
