ul. Kazimierza Wielkiego 1

Wrocław

biuro@adwokat-wroclaw.biz.pl

kontakt email: 24h / 7 dni w tygodniu

+ 48 695 560 425

8.30 - 16.30 - dni robocze

Pon - Pt: 8:30 - 16:30

Obsługa Klienta

Regulamin pracy – jak go wprowadzić zgodnie z kodeksem pracy

regulamin pracy

Blog Kancelarii Klisz i Wspólnicy – najnowsze informacje prawne weryfikowane przez zawodowych adwokatów i radców prawnych

Czym jest regulamin pracy?

Regulamin pracy to ważny dokument, który określa zasady funkcjonowania w miejscu pracy i świadczenia jej. Regulamin zakładu pracy stanowi jedno ze źródeł prawa pracy i  ustala organizację i porządek w procesie pracy oraz związane z tym prawa i obowiązki pracodawcy i pracowników w danym zakładzie pracy.

W regulaminie pracy nie mogą znaleźć się postanowienia mniej korzystne dla pracowników niż przepisy Kodeksu pracy oraz innych ustaw i aktów wykonawczych. Wszystko dlatego, że Kodeks pracy ustanawia minimalną ochronę pracowników, której nie można ich pozbawić. Dopiero w sytuacji, gdy pracodawca chce poprawić sytuację pracowników – np. lepiej ich zabezpieczyć czy zaoferować korzystniejsze warunki pracy – może włączyć takie postanowienia do regulaminu pracy.

Regulamin pracy nie może zawierać postanowień naruszających zasadę równego traktowania w zatrudnieniu. Dotyczy to w szczególności dostępu do szkoleń, zasad awansowania oraz nawiązania i rozwiązania stosunku pracy.

Regulamin pracy może ułatwić organizację pracy, funkcjonowanie podmiotu i respektowanie przestrzegania zasad obowiązujących pracowników. Wprowadzenie regulaminu pracy sprzyja sprecyzowaniu obowiązków pracownika, które pracodawca, które uważa za podstawowe. W ten sposób łatwiej wykaże zasadność zwolnienia dyscyplinarnego (na podstawie ciężkiego naruszenia podstawowych obowiązków pracowniczych).

Spis treści

kiedy regulamin pracy

Kto może wprowadzić regulamin pracy i od ilu pracowników regulamin pracy jest obowiązkowy?

Kodeks pracy dzieli pracodawców na 3 grupy, biorąc pod uwagę obowiązek wprowadzenia regulaminu pracy. Czynnikiem różnicującym pracodawców jest liczba zatrudnianych pracowników. Chodzi tu o faktyczną liczbę zatrudnionych osób w konkretnym czasie. Nie brane są zatem pod uwagę urlopy, delegacje, czy zwolnienia. Dodatkowo warto wspomnieć, że chodzi tu tylko i wyłącznie o osoby zatrudnione na umowę o pracę. Wspomniane grupy to:

  1. Pracodawcy zatrudniający mniej niż 20 pracowników. W takim przypadku utworzenie regulaminu pracy jest całkowicie fakultatywne (nieobowiązkowe).
  2. Pracodawcy zatrudniający co najmniej 20 i mniej niż 50 pracowników. Ci przedsiębiorcy nie muszą wprowadzać regulaminu pracy, chyba, że wystąpi o to zakładowa organizacja związkowa.
  3. Pracodawcy, którzy zatrudniają co najmniej 50 pracowników. W tym przypadku utworzenie regulaminu pracy jest obowiązkowe, chyba, że w zakładzie pracy obowiązują postanowienia układu zbiorowy pracy, który swoimi postanowienia niejako zastępuje regulamin pracy.

Podsumowując ten akapit i odpowiadając na pytanie: kiedy należy utworzyć regulamin pracy, wskazać należy, że pracodawca, który zatrudnia, co najmniej 50 pracowników wprowadza regulamin pracy w zakładzie pracy, podobnie jak ten, który zatrudnia co najmniej 20 pracowników i wystąpi o to zakładowa organizacja związkowa.

Obowiązek udostępnienia regulaminu pracy powstaje w chwili, gdy dany podmiot zatrudnia pięćdziesiątego pracownika. Nie ma znaczenia rzeczywisty skład osobowy w pracy (biorąc pod uwagę np. urlopy). Kluczowy jest aktualny stan pracowników, a nie np. ich przeciętna liczba w ciągu roku.

Do grona pracowników nie są wliczane osoby zatrudnione na podstawie umów cywilnoprawnych. W ich przypadku nie można bowiem mówić o stosunku pracy, więc nie ma mowy o pracowniku.

Co powinien zawierać regulamin pracy?

Regulamin pracy u danego pracodawcy ustala prawa i obowiązki pracodawcy i pracowników związane z porządkiem w zakładzie pracy.

Oczywiście unormowania kodeksowe są dosyć elastyczne i nieprecyzyjne. Każdy pracodawca może bowiem treść regulaminu ustalić dowolnie (z kilkoma wyjątkami, o których piszę dalej).

Zgodnie z treścią Kodeksu pracy, że regulamin pracy powinien w szczególności regulować następujące kwestie:

  • organizację pracy, warunki przebywania na terenie zakładu pracy w czasie pracy i po jej zakończeniu, wyposażenie pracowników w narzędzia i materiały, odzież i obuwie robocze oraz w środki ochrony indywidualnej i higieny osobistej,
  • przepisy dotyczące czasu pracy (systemy i rozkłady czasu pracy i przyjęte okresy rozliczeniowe czasu pracy),
  • porę nocną,
  • wynagrodzenia (termin, miejsce, czas i częstotliwość wypłat),
  • wykazy prac zabronionych dla młodocianych i kobiet (w tym rodzaje prac i wykaz stanowisk pracy dozwolonych pracownikom młodocianym w celu odbywania przygotowania zawodowego oraz wykaz lekkich prac dozwolonych pracownikom młodocianym zatrudnionym w innym celu niż przygotowanie zawodowe)
  • rodzaje prac i wykaz stanowisk przeznaczonych dla pracowników młodocianych,
  •  dotyczące bezpieczeństwa i higieny pracy oraz ochrony przeciwpożarowej, w tym także sposób informowania pracowników o ryzyku zawodowym,
  • przyjęty u danego pracodawcy sposób potwierdzania przez pracowników przybycia i obecności w pracy oraz usprawiedliwiania nieobecności w pracy.

Sformułowanie w szczególności oznacza, że w regulaminie mogą pojawić się również inne postanowienia.

Dodatkowo regulamin pracy powinien zawierać informacje o karach z tytułu odpowiedzialności porządkowej pracowników wynikającej z art. 108 kodeksu pracy. Mowa tu o 3 rodzajach kar, które może stosować pracodawca:

  1. upomnienie,
  2. nagana,
  3. kara pieniężna.

Dwie pierwsze kary grożą pracownikowi, który:

  • nie przestrzega ustalonej ustalonej organizacji i porządku w procesie pracy,
  • narusza przepisy bezpieczeństwa i higieny pracy oraz przepisy przeciwpożarowe,
  • nie przestrzega obowiązków dotyczących potwierdzania przybycia i obecności w pracy oraz usprawiedliwiania nieobecności w pracy.

Karę pieniężną natomiast można wymierzyć za:

  • za nieprzestrzeganie przez pracownika przepisów BHP i przeciwpożarowych,
  • opuszczenie miejsce pracy bez usprawiedliwienia,
  • stawienie się w pracy w stanie nietrzeźwości albo za spożywanie alkoholu w miejscu pracy.

Dodatkowe postanowienia w regulaminie zakładu pracy – regulamin pracy zdalnej, monitoring i kontrola trzeźwości

Zasady wykonywania pracy zdalnej powinny zostać określone przez pracodawcę w odpowiednim regulaminie, jeśli nie dojdzie do porozumienia w tej sprawie ze związkami zawodowymi. Nie trzeba w tym celu tworzyć osobnego regulaminu. Praca zdalna może być uregulowana w regulaminie pracy. Dotyczy to w szczególności sytuacji, w której jedynie część załogi wykonuje obowiązki w tej formie.

Chcesz ustalić w zasady świadczenia pracy zdalnej oraz (w szczególności reguły ewidencjonowania czasu zdalnej pracy oraz odpowiedzialności pracowników za naruszenie organizacji ustalonego porządku pracy zdalnej? Zapoznaj się z tym tekstem: Regulamin pracy zdalnej

Pracodawca jest upoważniony do wprowadzenia kontroli trzeźwości pracowników. Żeby to zrobić, należy w pierwszej kolejności określić grupy pracowników objętych kontrolą, sposób przeprowadzania kontroli (w tym rodzaj urządzenia wykorzystywanego do kontroli), częstotliwość i czas jej przeprowadzania. Można to zrobić w zakładowym układzie zbiorowym pracy albo w regulaminie pracy.

Pracodawca może wprowadzić monitoring wizyjny terenu zakładu pracy lub terenu wokół zakładu pracy. Warunkiem jest uznanie tego typu środków za działanie konieczne do:

  • zapewnienia bezpieczeństwa pracowników
  • ochrony mienia
  • kontroli produkcji
  • zachowania w tajemnicy informacji, których ujawnienie mogłoby narazić pracodawcę na szkodę.

Zanim pracodawca zacznie aktywnie korzystać z tego rozwiązania, jest on zobowiązany ustalić cele, zakres oraz sposób jego zastosowania. Można to zrobić w układzie zbiorowym pracy, w regulaminie pracy, albo w obwieszczeniu, jeśli pracodawca nie jest objęty układem zbiorowym pracy lub nie jest obowiązany do ustalenia regulaminu pracy.

Ustalenie treści regulaminu pracy z zakładową organizacją związkową

Wcześniej pisałem o tym, że pracodawca może ustalić treść regulaminu pracy dowolnie. Istnieją jednak 2 grupy ograniczeń w tym zakresie.

Pierwsza grupa ograniczeń dotyczy praw i obowiązków określonych w regulaminie. Nie mogą one bowiem być sprzeczne lub mniej korzystne od postanowień aktów prawnych powszechnie obowiązujących (ustaw, rozporządzeń itp.). W regulaminie pracy można zatem zarówno “przepisać” przepisy ustawowe, jak i zamieścić postanowienia, które są od nich korzystniejsze.

Druga grupa ograniczeń dotyczy podmiotu, który musi współdziałać z pracodawcą w zakresie tworzenia regulaminu pracy. Zgodnie bowiem z art. 104(2) kodeksu pracy:

Regulamin pracy ustala pracodawca, chyba w danym zakładzie pracy działa organizacja związkowa. Wówczas pracodawca ma obowiązek uzgodnienia go z tą organizacją.

W praktyce najczęściej wygląda to tak, że gdy projekt dokumentu jest już przygotowywany, pracodawca przekazuje go organizacjom związkowym, aby poznać ich opinie. Związek zapoznaje się z treścią i w razie wątpliwości czy uwag podaje je do wiadomości pracodawcy. W niektórych przedsiębiorstwach prace nad dokumentem mogą być prowadzone od początku razem z organizacjami.

Pracodawca przed stworzeniem regulaminu pracy powinien ustalić z zakładową organizacją związkową terminu negocjacji w sprawie jego treści. Jeżeli to się nie uda, regulamin pracy może ustalić pracodawca samodzielnie. Tak samo dzieje się, gdy w zakładzie pracy nie działa żadna zakładowa organizacja związkowa.

Procedura wydłuża się, jeśli w danym zakładzie pracy funkcjonuje więcej związków zawodowych. W takiej sytuacji to po stronie organizacji pozostaje wypracowanie wspólnego stanowiska i przekazanie go pracodawcy. W przepisach nie określono zasad dokonywania takich uzgodnień. Związki muszą to ustalić między sobą.

Czas na dojście do porozumienia nie jest nieograniczony. Jeśli dokonywanie ustaleń trwa dłużej niż 30 dni kalendarzowych, to pracodawca sam może podjąć decyzję o wydaniu regulaminu pracy po tym, jak zapozna się ze stanowiskami wszystkich organizacji.

Jak przeprowadzić zmiany w regulaminie pracy?

Zmiana regulaminu pracy wiąże się bezpośrednio z inną kwestią, którą chciałbym omówić w ramach artykułu. Chodzi o obowiązek zapoznania pracowników z treścią regulaminu pracy. Każdy nowy pracownik musi zapoznać się z treścią regulaminu pracy przed dopuszczeniem go do pracy.

Pracodawca może zmienić regulamin pracy w dowolnym czasie. Regulamin pracy wchodzi w życie po upływie 2 tygodni od podania go do wiadomości pracowników, w sposób przyjęty u danego pracodawcy. Zatem w przypadku zmiany regulaminu pracy również każdy z pracowników musi mieć szansę na dokładne zapoznanie się z jego treścią.

Opublikowanie nowego regulaminu pracy następuje zazwyczaj poprzez:

  • wywieszenie na tablicy ogłoszeń,
  • pozostawienie tekstu regulaminu w miejscu ogólnodostępnym dla pracowników
  • rozesłanie pracownikom tekstu regulaminu drogą elektroniczną,
  • wręczenie fizycznego tekstu regulaminu pracownikom.
adwokat Iwo Klisz

adwokat Iwo Klisz

Prawnik, założyciel i wspólnik zarządzający w "Klisz i Wspólnicy Kancelaria Adwokatów i Radców Prawnych". Specjalista z zakresu prawa pracy, prawa rodzinnego, spadkowego oraz gospodarczego. Były wykładowca akademicki na Uniwersytecie Wrocławskim, autor wielu publikacji w prasie fachowej, bloger oraz YouTuber

tel. 695 560 425, e-mail: i.klisz@kancelaria-klisz.pl

adwokat Iwo Klisz

adwokat Iwo Klisz

Prawnik, założyciel i wspólnik zarządzający w "Klisz i Wspólnicy Kancelaria Adwokatów i Radców Prawnych". Specjalista z zakresu prawa pracy, prawa rodzinnego, spadkowego oraz gospodarczego. Były wykładowca akademicki na Uniwersytecie Wrocławskim, autor wielu publikacji w prasie fachowej, bloger oraz YouTuber

tel. 695 560 425, e-mail: i.klisz@kancelaria-klisz.pl

Adwokat Iwo Klisz jako ekspert w ogólnopolskich i lokalnych mediach:

Adwokat Iwo Klisz, założyciel Kancelarii Klisz i Wspólnicy jest nie tylko twórcą wielu publikacji w prasie branżowej, ale także popularnym autorem komentarzy eksperckich w największych portalach informacyjnych oraz stacjach telewizyjnych.

Adwokat Iwo Klisz i prawnicy z Kancelarii Klisz i Wspólnicy są do Twojej dyspozycji:

Nasi eksperci czekają na Twoją wiadomość - napisz teraz

Pomoc doświadczonego adwokata
Pomożemy Ci w każdej sprawie sądowej
Porady prawne on-line
Zdalne porady prawne u adwokata bez konieczności wychodzenia z domu lub z biura
poradnik dla pracodawców
Pobierz E-booka - jak wypowiadać umowę o pracę?
Jako pracodawca musisz się borykać z wieloma problemami. Do najtrudniejszych należy dobór właściwej załogi i związane z tym zmiany w jej składzie osobowym. Ustawodawca chroni wszakże pracowników przed nieuzasadnionym i niezgodnym z przepisami prawa pracy rozwiązaniem umowy o pracę. Naruszając te przesłanki ryzykujesz przywrócenie pracownika do pracy, przyznanie mu odszkodowania oraz poniesienie kosztów sądowych. W przypadku rażącego naruszenia przepisów pracodawcy grozić może nawet kara grzywny do 30.000 złotych. Jeżeli chcesz uniknąć chociaż części ze wskazanych powyżej trudności związanych z prawidłowym rozwiązywaniem umów o pracę – ten poradnik jest właśnie dla Ciebie. Zapraszam do lektury!

Wpisz maila, abyśmy mogli udostępnić Ci e-booka.