W dzisiejszym artykule postaram się przybliżyć kwestie prawne związane z regulaminem pracy. Z pewnością dokument ten usprawnia działanie zakładu pracy. Zawiera on prawa i obowiązki pracodawcy oraz pracowników. Jest on dodatkowym źródłem prawa, obok kodeksu pracy. We wpisie poruszę ten temat kompleksowo – nie tylko wskazując kiedy należy utworzyć regulamin pracy, lecz także odpowiadając m.in. na następujące pytania:
- Co powinien zawierać regulamin pracy?
- Kto ustala treść regulaminu pracy?
- Jak zmienić regulamin pracy?
Kiedy należy utworzyć regulamin pracy?
Kodeks pracy dzieli pracodawców na 3 grupy, biorąc pod uwagę obowiązek wprowadzenia regulaminu pracy. Czynnikiem różnicującym pracodawców jest liczba zatrudnianych pracowników. Chodzi tu o faktyczną liczbę zatrudnionych osób w konkretnym czasie. Nie brane są zatem pod uwagę urlopy, delegacje, czy zwolnienia. Dodatkowo warto wspomnieć, że chodzi tu tylko i wyłącznie o osoby zatrudnione na umowę o pracę. Wspomniane grupy to:
- Pracodawcy zatrudniający mniej niż 20 pracowników. W takim przypadku utworzenie regulaminu pracy jest całkowicie fakultatywne (nieobowiązkowe).
- Pracodawcy zatrudniający co najmniej 20 i mniej niż 50 pracowników. Ci przedsiębiorcy nie muszą wprowadzać regulaminu pracy, chyba, że wystąpi o to zakładowa organizacja związkowa.
- Pracodawcy, którzy zatrudniają co najmniej 50 pracowników. W tym przypadku utworzenie regulaminu pracy jest obowiązkowe, chyba, że w zakładzie pracy obowiązuje układ zbiorowy pracy, który swoimi postanowienia niejako zastępuje regulamin pracy.
Podsumowując ten akapit i odpowiadając na pytanie kiedy należy utworzyć regulamin pracy, wskazać należy, że wtedy, gdy zatrudniamy co najmniej 20 pracowników i wystąpi o to zakładowa organizacja związkowa oraz, gdy zatrudniamy co najmniej 50 pracowników, a nie obowiązuje u nas układ zbiorowy pracy.
Co powinien zawierać regulamin pracy?
Cytując kodeks pracy, a dokładnie jego art. 104 § 1:
Regulamin pracy ustala organizację i porządek w procesie pracy oraz związane z tym prawa i obowiązki pracodawcy i pracowników.
Oczywiście unormowania kodeksowe są dosyć elastyczne i nieprecyzyjne. Każdy pracodawca może bowiem treść regulaminu pracy ustalić dowolnie (z kilkoma wyjątkami, o których piszę dalej).
W kodeksie pracy w artykule następnym można przeczytać, że regulamin pracy powinien w szczególności regulować następujące kwestie:
- organizację pracy, warunki przebywania na terenie zakładu pracy, wyposażenie pracowników w narzędzia i materiały, odzież, obuwie robocze i środki ochrony indywidualnej i higieny osobistej,
- systemy i rozkłady czasu pracy i przyjęte okresy rozliczeniowe czasu pracy,
- porę nocną,
- wynagrodzenia (termin, miejsce, czas i częstotliwość wypłat),
- wykazy prac zabronionych dla młodocianych i kobiet,
- rodzaje prac i wykaz stanowisk przeznaczonych dla pracowników młodocianych,
- obowiązki dotyczące BHP,
- potwierdzania przez pracowników przybycia i obecności w pracy oraz usprawiedliwiania nieobecności w pracy.
Sformułowanie w szczególności oznacza, że w regulaminie mogą pojawić się również inne postanowienia.
Dodatkowo regulamin pracy powinien zawierać informacje o karach z tytułu odpowiedzialności porządkowej pracowników wynikającej z art. 108 kodeksu pracy. Mowa tu o 3 rodzajach kar, które może stosować pracodawca:
- upomnienie,
- nagana,
- kara pieniężna.
Dwie pierwsze kary grożą pracownikowi, który:
- nie przestrzega ustalonej ustalonej organizacji i porządku w procesie pracy,
- narusza przepisy bezpieczeństwa i higieny pracy oraz przepisy przeciwpożarowe,
- nie przestrzega obowiązków dotyczących potwierdzania przybycia i obecności w pracy oraz usprawiedliwiania nieobecności w pracy.
Karę pieniężną natomiast można wymierzyć za:
- za nieprzestrzeganie przez pracownika przepisów BHP i przeciwpożarowych,
- opuszczenie miejsce pracy bez usprawiedliwienia,
- stawienie się w pracy w stanie nietrzeźwości albo za spożywanie alkoholu w miejscu pracy.
Kto ustala treść regulaminu pracy?
Wcześniej pisałem o tym, że pracodawca może ustalić treść regulaminu pracy dowolnie. Istnieją jednak 2 grupy ograniczeń w tym zakresie. Pierwsza grupa ograniczeń dotyczy praw i obowiązków określonych w regulaminie. Nie mogą one bowiem być sprzeczne lub mniej korzystne od postanowień aktów prawnych powszechnie obowiązujących (ustaw, rozporządzeń itp.). W regulaminie pracy można zatem zarówno “przepisać” przepisy ustawowe, jak i zamieścić postanowienia, które są od nich korzystniejsze.
Druga grupa ograniczeń dotyczy podmiotu, który musi współdziałać z pracodawcą w zakresie tworzenia regulaminu pracy. Zgodnie bowiem z art. 104(2) kodeksu pracy:
Regulamin pracy ustala pracodawca w uzgodnieniu z zakładową organizacją związkową.
Pracodawca przed stworzeniem regulaminu pracy powinien ustalić z zakładową organizacją związkową terminu negocjacji w sprawie jego treści. Jeżeli to się nie uda, regulamin pracy może ustalić pracodawca samodzielnie. Tak samo dzieje się, gdy w zakładzie pracy nie działa żadna zakładowa organizacja związkowa.
Jak zmienić regulamin pracy?
Zmiana regulaminu pracy wiąże się bezpośrednio z inną kwestią, którą chciałbym omówić w ramach artykułu. Chodzi o obowiązek zapoznania pracowników z treścią regulaminu pracy. Każdy nowy pracownik musi zapoznać się z treścią regulaminu pracy przed dopuszczeniem go do pracy.
Pracodawca może zmienić regulamin pracy w dowolnym czasie. Regulamin pracy wchodzi w życie po upływie 2 tygodni od podania go do wiadomości pracowników, w sposób przyjęty u danego pracodawcy. Zatem w przypadku zmiany regulaminu pracy również każdy z pracowników musi mieć szansę na dokładne zapoznanie się z jego treścią.
Opublikowanie nowego regulaminu pracy następuje zazwyczaj poprzez:
- wywieszenie na tablicy ogłoszeń,
- pozostawienie tekstu regulaminu w miejscu ogólnodostępnym dla pracowników
- rozesłanie pracownikom tekstu regulaminu drogą elektroniczną,
- wręczenie fizycznego tekstu regulaminu pracownikom.
